5 trendów projektowania biur przyszłości w postpandemicznej rzeczywistości I 2021

30.08.2021 / Jak podejść do projektu biura, gdy nie wiadomo, w jakim modelu pracy firma będzie funkcjonować? Jak poprzez środowisko pracy zbudować i utrzymać przewagę konkurencyjną w postpandemicznym świecie? Czego od pracodawcy oczekiwać będą kolejne pokolenia pracowników? Zobacz raport Workplace o biurach przyszłości.

Raport o biurach przyszłości powstał w połowie 2021 roku na podstawie badań i doświadczeń własnych Workplace oraz badań brytyjskiej firmy Leesman. W publikacji wykorzystaliśmy także raport „Przyszłość pracy” Światowego Forum Ekonomicznego, raport Unily o projektowaniu zrównoważonych przestrzeni oraz inne merytoryczne źródła z ostatnich 2 lat.

Jakie czynniki powinny wziąć pod uwagę organizacje, projektując środowisko pracy?

Trend 1. Wielowymiarowa elastyczność

Uczestnicy rynku nieruchomości odmieniają dzisiaj przez wszystkie przypadki słowo „elastyczność”. Rozwiązania typu flex w przestrzeniach pracy są obecnie kluczowe dla organizacji biznesowych. Czym jest jednak owa „wielowymiarowa elastyczność”?

W ciągu jednego roku funkcjonowania biura struktura firmy, liczba zespołów, ich wielkość i charakter wykonywanych prac potrafią się zmienić nawet kilka razy. Znany nam z początku milenium układ przestrzeni, składający się z korytarzy i różnej wielkości pokoi, odchodzi powoli do lamusa. Kolejne iteracje tego modelu przerodziły się w model, w którym ścian ubywało, a na popularności zyskiwały przestrzenie otwarte. Takie środowiska pracy nie są zdrowe ani od strony psychologicznej, ani fizycznej. Stawiają bardziej na wizualny efekt niż na parametry wpływające na komfort i produktywność, takie jak powietrze, naturalne światło, właściwa ilość bodźców sensorycznych, np. dźwięk, zapach, światło. W kolejnych latach open space doczekała się miana „kurzej fermy”, a jej ukryte wady stały się destrukcyjne dla organizacji i komfortu pracy. Sytuacji nie poprawił nawet efektowny design w przestrzeniach wspólnych.

Z pomocą przyszła jednak elastyczność wielowymiarowa. Zawierają się w niej nie tylko architektura i mobilne rozwiązania wystroju wnętrza siedziby, ale także organizacja pracy i struktura procesów firmy, technologie oraz biura satelickie i coworkingi, z których korzystają pracownicy. Elastyczność dla każdego znaczy coś innego i może pełnić różne funkcje na różnych poziomach – jako możliwość dostosowania fizycznej przestrzeni, stworzenie całego środowiska pracy gotowego na przyszłe pokolenia użytkowników i ich różnorodne style pracy czy też podejście do budowania procesów organizacyjnych w hybrydowym świecie.

Rośnie również popularność zdecentralizowanego modelu pracy, w którym na ekosystem środowiska pracy składa się nie tylko biuro, ale również coworking, biura satelickie, hotele i kawiarnie. Jak w praktyce wygląda wielowymiarowa elastyczność?

Modułowość stref pracy

Ważne, aby na początku procesu zaprojektować odpowiednie warianty różnej wielkości modułów i aranżacji stref pracy. Przed rysowaniem space planu najpierw należy stworzyć siatkę pomieszczeń do pracy indywidualnej, zespołowej i do budowania relacji. Wszystko po to, by przygotować organizację na niskokosztowe przebudowy na wypadek nagłych zmian w firmie.

Mobilność w aranżacji

Aranżacja mebli powinna być dostosowana do indywidualnych potrzeb pracowników. Ile razy spotkaliście się z tym, że w sali konferencyjnej krzesła nie mają kółek? Że nie ma gdzie spokojnie porozmawiać przez telefon czy odbyć zdalnego spotkania? Czy mieliście do dyspozycji biurko z elektryczną regulacją i opcją pracy na stojąco, aby się pobudzić w przypadku poobiedniego spadku energii? Elastyczne biuro potrafi sprostać takim wymaganiom.

Organizacja pracy

Samo wykorzystanie rozwiązań mobilnych nie wystarczy do nazwania przestrzeni elastyczną. Jeśli użytkownicy nie będą mieli świadomości tego, co jest dla nich dobre, nie będą w stanie poprawnie wykorzystać mobilnych mebli, przestawiać ich czy dostosowywać do własnych preferencji. Kluczowe jest to, aby nauczyć pracowników, jak korzystać z rozwiązań technicznych, oraz wdrożyć technologie, które pomogą w procesie zaznajamiania się z charakterem danej pracy.

Decentralizacja

Zespoły potrafią się szybko kurczyć i rozrastać. Odpowiedzią na wyzwania tego typu fluktuacji są przestrzenie coworkingowe i biura satelickie. Organizacja może przyjąć, że 70% przestrzeni wynajmuje na stałe, a 30% w coworkingach i biurach elastycznych. Jednak im więcej pracowników firma będzie chciała tam umieścić, tym większym wyzwaniem staną się: poufność danych, adaptacja przestrzeni czy standard budynku, a także budowanie kultury organizacji czy sprawnej komunikacji wewnętrznej. Z badań, jakie przeprowadziliśmy dla TDJ Estate, wynika, że w miastach regionalnych świadomość tego, czym jest coworking i co oferuje, jest na bardzo niskim poziomie. Mali i średni przedsiębiorcy są bardzo pragmatyczni. Wolą wynajmować mieszkania, a nawet całe domy, a korporacje boją się utraty prywatności i bezpieczeństwa danych.

Trend 2. Dobrostan i świadomość

Długofalowy stres i jego negatywne skutki, zarówno fizyczne, jak i psychiczne, powinny motywować każdego inwestora i projektanta przestrzeni komercyjnych do lepszego dbania o dobrostan pracowników. Wielu pracodawców zaczyna brać na poważnie zjawisko „przebodźcowania atrakcyjnością” pracowników, które występuje w wielu biurach. W związku z tym korporacje będą w przyszłości zdecydowanie stawiać na wellbeing i faktyczny wpływ danych przestrzeni na zdrowie użytkowników, a nie na „efekt wow” wywołany np. zjawiskowym designem, dużą ilością kolorów i innych bodźców, czy najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi.

Co więcej, biura często budowane są z najtańszych i często szkodliwych dla zdrowia materiałów. Dlatego tak ważne jest zrównoważone podejście do projektowania – to nowa normalność oparta na cyrkularności.

Trend 3. Cyrkularność

Obecnie mówi się dużo o pandemii i zmianach, które wywołała jako tzw. czarny łabędź – nieprzewidziane zjawisko zmieniające dotychczasowe paradygmaty. Jednak prawdziwym wyzwaniem jest dla nas zbliżający się z daleka „szary nosorożec”, czyli wysoce prawdopodobne oraz bardzo znaczące, acz zaniedbane zagrożenie, jakim jest kryzys klimatyczny.

Biura budowane są z najtańszych i często szkodliwych dla zdrowia materiałów, a wyposażenie przestrzeni biurowych wciąż ma linearny cykl życia. W dodatku większość aranżacji idzie „do kosza” średnio po 5 latach okresu najmu; szacuje się, że co roku ponad 8,5 mln odpadów z biur ląduje na wysypiskach – i to tylko w samych Stanach Zjednoczonych. W dodatku w sektorze biurowym zatrważająca jest niska świadomość i motywacja do zmiany.

Jednak pokolenia wchodzące na rynek pracy i coraz bardziej świadoma społeczność obecnych pracowników oczekują odpowiedzialności środowiskowej. Już kilka lat temu nasi projektanci zaczęli pogłębiać wiedzę o zagrożeniach klimatycznych oraz edukować naszych klientów. Kolejnym, naturalnym krokiem była chęć rozwiązywania problemów projektowych w modelu cyrkularnym. Przecież nie chodzi jedynie o odpady, które wytwarzamy jako użytkownicy biurowców. Wyzwaniem jest więc zaprojektowanie tak uniwersalnych i ponadczasowych rozwiązań, które przetrwają próbę czasu i będą dostosowane do potrzeb różnych branż i odbiorców. 

Wdrażaniu podstawy ekonomii cyrkularnej powinna przyświecać idea less waste, polegająca na największym możliwym ograniczeniu wpływu środowiskowego nowych projektów biurowych. Słowo less (ang. mniej) jest celowe, gdyż obecnie nie ma szeroko dostępnych rozwiązań w branży meblowej i budowlanej, które można by zdefiniować jako zero waste. Ponadto regulacje prawne, a raczej ich brak, to dziś największa bariera realizacji projektów o obniżonym lub zerowym śladzie środowiskowym. Obowiązujące przepisy prawne i budowlane nie ułatwiają wprowadzania proekologicznych rozwiązań, wykorzystywania energooszczędnych materiałów czy surowców lub produktów z odzysku.

Trend 4. Sztuczna (biurowa) inteligencja

Przed pandemią wykorzystanie przestrzeni biurowej nie przekraczało zwykle 50%. Czy po pandemii będzie lepiej? Organizacje nadal nie wiedzą, ile osób będzie pracować w biurze i w jakim wymiarze. Zmiennym środowiskiem pracy nie da się zarządzać ręcznie ani przy użyciu słabej jakości oprogramowania. 

Sztuczna inteligencja w branży nieruchomości to raczkujący sektor. Nie da się jednak nie zauważyć, że jest to jedna z kluczowych tendencji kształtujących współczesne biura. Zarządzanie całymi budynkami, pojedynczymi powierzchniami biur oraz społecznością, która z nich korzysta, jest coraz bardziej smart: interaktywne biura, przestrzeń dostosowująca się do użytkownika, czy też cyfrowy asystent środowiska pracy. Z badań przeprowadzonych przez Workplace oraz z doświadczenia eksperta branży proptech Bartka Dobrowolskiego wynika, że na rynku nadal jest miejsce na dobre rozwiązanie integrujące inteligentne systemy do zarządzania biurem.

Na rynku są już dostępne rozwiązania, które cieszą się dobrą opinią, choć nadal są rozwijane, np. polskie SpaceOS czy Zonifero. Te dwie platformy umożliwiają m.in. rezerwację biurek, salek czy parkingu przez telefon. Można przez nie również zgłaszać usterki, a także zamawiać jedzenie z lokalnej restauracji, bez czekania w kolejce. Podobnych aplikacji na świecie jest co najmniej dziesięć.

Organizacje mogą też badać wykorzystanie przestrzeni za pomocą sensorów. Godnymi polecenia platformami są Disruptive Technologies oraz VergeSense, a w analizowaniu danych zebranych z tych rozwiązań sprawdza się Infogrid. Koszt tego typu rozwiązań zaczyna się od 10% rocznego kosztu wynajmu biura z wyposażeniem. W naszej ocenie taka inwestycja szybko może się zwrócić, ponieważ przestrzeń będzie lepiej wykorzystana. Ponadto użytkownicy tracą mniej czasu na znalezienie potrzebnego ustawienia, np. przestrzeni do danego rodzaju aktywności.

Trend 5. Hybrydowa społeczność

Przejście na hybrydowy model pracy spowodowało rozluźnienie więzi między pracownikami oraz osłabiło poczucie przynależności do organizacji. Obniżyło się morale, a co za tym idzie – znacząco wzrosła fluktuacja. Firmy sięgnęły po talenty zagraniczne: skoro można pracować w domu, to nie trzeba ograniczać się jedynie do specjalistów z lokalnego rynku.

W autorskich badaniach Workplace, jak również w tych tworzonych we współpracy z Leesman, pracownicy potwierdzają lepszą efektywność w pracy zdalnej. Dostrzegają jednak nadchodzące wypalenie oraz frustrację spowodowaną odosobnieniem i koniecznością pracy w trybie mieszanym. Tu często brak jest polityk wspierających organizację pracy czy kulturę komunikacji.

Kluczowym aspektem w budowaniu kultury pracy hybrydowej jest zrozumienie potrzeb i obaw komunikowanych przez pracowników, które na pozór są pełne sprzeczności. Niektórzy, pracując w domu, zaznali więcej wolności i swobody w organizacji pracy: mając elastyczne godziny pracy, stali się efektywniejsi. W domu mają lepsze warunki do skupienia i nie chcą wracać do biur. Z kolei w biurze łatwiej jest szybko skonsultować problem z innymi, porozmawiać z kolegami czy koleżankami ad hoc, zrobić świetną burzę mózgów lub zwyczajnie poczuć się częścią „drużyny” przy kawie.

Dużym wyzwaniem staje się więc budowanie społeczności hybrydowej. Powinno ono uwzględniać różnorodne preferencje, potrzebę elastyczności i mobilności oraz demokratyczny dostęp do informacji w organizacji. Tożsamość firmowej społeczności nie wytworzy się sama w rozproszeniu i wymaga wysiłku wszystkich jednostek i zespołów.

Zanim zaczniesz planować przeprowadzkę, pomyśl!

Wykluczenie z komunikacji, problemy z wymianą informacji i współpracą nad zadaniami kreatywnymi, a przede wszystkim brak kontaktów na żywo ze współpracownikami to bardzo poważne mankamenty pracy zdalnej. Firmy próbują stworzyć nowy model organizacji pracy. Niektórzy zoptymalizowali już swoją przestrzeń, a inni dopiero planują ten ruch, licząc na spore oszczędności.

Jednak zanim podejmie się odgórne decyzje o zredukowaniu metrażu biura, warto pochylić się nad kwestią strategii środowiska pracy. Na początku można zadać sobie dwa pytania:

• Czy organizacja ma możliwość budować środowisko #remotefirst, czy zdana jest na #officefirst ze względu na sposób zarządzania?
• Jaką swobodę w decyzji o powrocie do biura firma pozostawia pracownikom?

Organizacje powinny zdecydować, w jakim stopniu zależy im na budowaniu tożsamości i kultury firmy w przestrzeni fizycznego biura, gdzie zespoły wymieniają się wiedzą i czerpią ze spontaniczności spotkań, swobody kontaktów na żywo. Warto budować elastyczne środowisko pracy, aby biura były gotowe na nieznaną przyszłość.

#design #future office #work environment