workplace we are

Agile workplace | Przestrzeń wariantów

Agile workplace | Przestrzeń wariantów

#projects

Żyjemy w erze innowacji. Firmy przypominają wielki “warsztat”, gdzie prototypy i nowe produkty powstają w zawrotnym tempie. Agile to “zwinna” metodyka projektowa, która powstała by zaspokoić te dynamiczne potrzeby biznesu. Co jednak kryje się za tym pojęciem i jak wpływa to na środowisko pracy? 

Projekty biur Allegro (Warszawa), Nordea (Gdynia) i Deutsche Bank (Frankfurt), gdzie wypracowaliśmy trzy generacje zwinnej przestrzeni pracy, posłużą jako wzór odpowiedzi na te pytania. 

 

 

Definicja i problem

Metodologia Agile to iteracyjny proces umożliwiający przystosowanie firmy do zmiany otoczenia biznesowego, jak i wewnętrznej struktury. Bo wokół zmiany cała zwinna kultura się obraca.

O ewolucji sposobu pracy mówi manifest Agile, który interpretujemy w następujący sposób:

  1. Ludzie i interakcje zamiast procesów i narzędzi – zespół bazuje na wymianie wiedzy, a pracownik ma większą swobodę, ale też odpowiedzialność za wykonywane zadania.
  2. Działania i rezultaty zamiast obszernej dokumentacji – praca polega na poszukiwaniu innowacyjnych rozwiązań, podejmowaniu prób i testowaniu pomysłów, pomijając często  zbędne formalności, wydłużające cały proces.
  3. Współpraca z klientami zamiast formalnych ustaleń – zaangażowanie w proces projektowy obu stron (klient i dostawca), tak by na bieżąco wymieniać się informacjami, które pozwalają na wypracowanie produktu odpowiadającego realnym i zmieniającym się potrzebom.
  4. Zwinne reagowanie na zmianę zamiast podążania za planem – to określenie elastycznych założeń i celów oraz ich bieżąca weryfikacja, tak by sprawnie reagować na nieprzewidziane sytuacje.

 

 

Główną trudnością przy adaptacji tych założeń jest stworzenie kultury wymiany wiedzy i umożliwienie realizacji różnorodnych aktywności – pracy indywidualnej, kreatywnej czy kooperacji wewnętrznej lub zewnętrznej. Współcześni zwinni pracownicy potrzebują środowiska pracy bez barier, które będzie na tyle elastyczne by spełniać ich potrzeby przemieszczania się, codziennych spotkań zespołu zwanych daily meetings, spontanicznych interakcji i możliwości skupienia się.

Prostą i dobrze znaną nam wszystkim metaforą może być piaskownica lub szerzej – plac zabaw. Każdy znajdzie tam miejsce dla siebie, dołącza do “bandy” i współpracuje z nią według zasad i codziennego planu, który ustalają członkowie. Określają oni swoją przestrzeń, ale współdzielą ja po równo. Płynność i swoboda przemieszczania się, dowolność w wyborze miejsca, brak ograniczeń przestrzeni naturalnie działają na kreatywność, wyobraźnie i komfort psychiczny.

To wszystko sprawia, że miejsce pracy takich zespołów musi być dużym, otwartym ekosystemem, ale w modularnym układzie. Modularność daje możliwość wyboru i zmiany pomieszczeń, co zapewnia komfort pracy podczas wykonywania różnorodnych zadań. Główną bazą wypracowanego przez zespół Workplace modelu przestrzeni agile jest home zone – miejsce dla zespołów, które dzieli się na strefy funkcjonalne:

  • work zone – miejsce do pracy indywidualnej
  • daily zone – do codziennych spotkań zespołu typu daily / sprint
  • creative area – miejsce do pracy kreatywnej i spotkań ad hoc
  • focus room – służący do mikro spotkań, wideokonferencji, czy pracy w skupieniu

 

 

To kluczowe elementy środowisk pracy dla programistów, które Workplace projektowało na przestrzeni ostatnich lat, jednak z każdym projektem obserwowaliśmy jak przez stały rozwój technologii, rośnie potrzeba elastyczności. Obecność pracownika w biurze przypomina sinusoidę – nieustannie się zmienia i ciężko ją przewidzieć. To bezpośrednio wpływa na ewolucję przestrzeni pracy.

 

 

Jak wygląda to w praktyce? Czerpiąc z wytycznych agile – ściśle współpracując z klientem i reagując na zmiany, zespół Workplace zdołał wypracować 3 różne generacje agile workplace. Pierwsza z nich została zrealizowana w Allegro.

 

Pierwsza generacja

Wiodąca platforma e-commerce w Polsce. Programiści pracujący od paru lat w agile. Ich nowa przestrzeń potrzebowała innowacyjnych, elastycznych rozwiązań tak by zapewnić jak najlepszą komunikację i “płynność” przestrzeni. Po procesie badawczym jasne stało się, że kluczowymi elementami, które trzeba wziąć pod uwagę to liczebność poszczególnych zespołów, ich mobilność i zmienność zadań.

Najbardziej efektywna liczba osób w zespole to 4 – 7. Tak mówi wiele badań naukowych i słynna Two-Pizza Rule Jeff’a Bezos’a . Reguła stosowana przez CEO Amazon’a miała służyć stworzeniu innowacyjnego środowiska pracy, tak by maksymalnie wspierać kreatywne myślenie i szybkość decyzji.

W Allegro przestrzeń dla zespołów musi być gotowa na zmienną liczbę osób – jednostki stale przemieszczają się między zespołami. Dla każdego zespołu zaprojektowano podobnej wielkości home zones, gotowe pomieścić od 6 do 12 osób. Oddzielone są od korytarza szklaną ścianą, a wewnętrzne strefy daily sąsiadują z stanowiskami pracy indywidualnej, aby umożliwić szybką wymianę informacji podczas porannego sprintu. Obok znajduje się focus room. Na każdy zespół przypada także 8-osobowa sala spotkań.

 

 

Ewaluacja przyniosła ciekawe wnioski. Szybkość zmian w środowisku agile sprawia, że w home zone potrzebny jest bufor – wolna przestrzeń, która w razie potrzeby może być zagospodarowana np. dodatkowym biurkiem, mikro-strefą warsztatową, czy elementem narracyjnym budującym tożsamość zespołu.

W przypadku niektórych zespołów zaobserwowano zwiększoną potrzebę na izolację – akustyczną lub psychologiczną. Wskazuje to, że warto rozważyć tego typu rozwiązania od strony wejścia z korytarza.

Dowiedzieliśmy się również, że czasami strefa kreatywna i daily zarazem bywa za mała, gdy jest potrzeba sprintu dwóch zespołów na raz. To sprawia, że miejsca te muszą być jeszcze bardziej elastyczne i mobilne.

 

Druga generacja

Kolejna ewolucja agile workplace była wyzwaniem na o wiele większą skalę. Ponad 15 000 mkw nowej jakości przestrzeni pracy dla programistów należących do grupy Nordea pozwoliło rozwinąć i przetestować nowe układy funkcjonalne oparte na wnioskach wyciągniętych z warsztatu ewaluacyjnego wcześniejszego projektu dla Allegro.

Wprowadziliśmy dwie zasadnicze różnice. Zaprojektowaliśmy drzwi przesuwne pomiędzy home zones. Sprawiło to, że przestrzeń biura stała się bardziej otwarta i transparentna, a zespoły, które są ze sobą w częstszym kontakcie mają skróconą drogę bezpośredniej komunikacji.

Drugie usprawnienie to odwrócone w stronę korytarza strefy daily. Nie są one przypisane do poszczególnych zespołów i co najważniejsze – mają zróżnicowaną wielkość. Półotwarte, połączone z korytarzem, umieszczone przy strefach pracy ale oddzielone od nich częściowo lub całkowicie przeszkloną ścianą, zostały wyposażone w stół typu up&down, ekran i powierzchnię suchościeralną. Obok funkcjonują współdzielone focus room’y.

 

Po wdrożeniu drugiej generacji wiemy, jak istotne jest zarządzanie zmianą w zróżnicowanym środowisku agile. Komunikowanie do czego służą dane rozwiązania i jak powinny być wykorzystywane warunkują sukces takiego środowiska.

W niektórych strefach nie zostały zamontowane ekrany. Pracownicy wskazali, że są one kluczowe przy charakterze spotkań daily/sprint, podczas omawiania danego procesu.

Zespoły, tak jak poszczególne osoby mają różne potrzeby – niektórym pasują rozwiązania wypracowane w poprzedniej generacji agile, a niektórzy zadowoleni są z nowych. Należy projektować zróżnicowane rozwiązania na piętrach i miejsca o różnorodnym charakterze, elastyczne i o zmiennej funkcji. Dowolność w wyborze miejsca pracy i możliwość przekształcenia danej przestrzeni sprawia, że ludzie chcą w niej przebywać.

 

Trzecia generacja

Najnowszy typ przestrzeni agile zaprojektowaliśmy poza Polską, we współpracy z naszym niemieckim partnerem – Working Well.  Projekt dla Deutsche Bank we Frankfurcie był trzecią generacją opartą na maksymalnej elastyczności i mobilności. Przestrzenie pracy dla niemieckich zwinnych zespołów mają o wiele bardziej surowy i garażowy charakter. Poza “startupowym” duchem i elastycznością tej przestrzeni, czuć reguły, które są tam przestrzegane – wszystko jest prowadzone według ustalonego schematu.

Praca opiera się na wyborze – jak i gdzie chcemy pracować. Prócz mobilnych stanowisk pracy, tablic, monitorów także mniej formalne miejsca spotkań muszą być mobilne – trybuny, sofy czy nawet budki telefoniczne powinny umożliwiać szybką rearanżację.

W home zone swoje stanowiska pracy ma od 10 do 12 osób, które bardzo często zmieniają miejsca. Strefa daily, to nie tylko połączony ze strefą pracy obszar. To także współdzielone, zamknięte pokoje do brainstormów, wyposażone w mobilne meble, tablice suchościeralne i przede wszystkim gotowe żeby umieścić tam mobilną tablicę lub ekran. Po tego typu kreatywnych spotkaniach, tablice zabierane są z powrotem do stref pracy, razem z wszystkimi notatkami i ustaleniami.

Transparentność trzeciej generacji przestrzeni agile wynika z kultury pracy – jej otwartości w aspekcie przestrzennym i socjologicznym, ale również z optymalizacji przestrzeni. Mobilne ściany są obowiązkowym elementem, a zamiast drzwi przesuwnych mamy kurtyny.

 

 

Jaka będzie przyszłość?

 Łatwo stwierdzić, że metodyki agile są świetną odpowiedzią na zmiany rynku nowych technologii. Czy inne sektory mogą czerpać z doświadczeń wypracowanych w tej branży? Nasze badania i obserwacje pokazują, że tak. Ilość technik opartych o manifest Agile, wypracowanych na przestrzeni ostatnich 20 lat daje pole do myślenia, że może to być przyszłość kultury i środowiska pracy. Słyszymy o wdrożeniach metodyk agile w marketingu, bankowości czy przemyśle kreatywnym, a eksperymentalny projekt użycia tej strategii w kościelnych organizacjach non-profit potwierdza tylko, że to koncepcja na tyle elastyczna, że gotowa jest do implementacji w dowolnym środowisku – nawet w piaskownicy. Jaki więc będzie rachunek zysków i strat w przekształceniu środowiska pracy na zwinne?

  • Większa koncentracja pracownika. Codzienne sprinty sprawiają, że pracownik jest zaangażowany w jeden projekt i na bieżąco stawia sobie nowe cele. Przestrzenie do pracy indywidualnej i zespołowej umożliwiają wybór w zależności od danej aktywności.
  • Wzrost przepływu wiedzy i poprawa komunikacji wewnętrznej. Półotwarta, zróżnicowana przestrzeń, rozwiązania funkcjonalne umożliwiające częste spotkania zespołu – usprawniają komunikację i pozwalają na bieżąco śledzić postęp.
  • Kreatywność i zaufanie w zespole. To częściowo zaleta stref współpracy, ale także miejsca gotowego na przekształcenie według upodobań zespołu. Kultura agile i jej przestrzeń sprzyjają innowacji.
  • Zwiększenie udziału klienta w procesie i wzrost satysfakcji. Dostarczasz o wiele bardziej kompleksowy produkt, który jest wynikiem stałej ewaluacji.

To najważniejsze pozytywy wdrożenia zwinnej kultury pracy. Należy jednak pamiętać, że tylko umiejętne zarządzanie zmianą, komunikowanie jak ma być wykorzystana przestrzeń i zrozumienie potrzeb danej organizacji sprawią, że agile workplace będzie funkcjonować z sukcesem.

Możemy dociekać, jak technologia rozwinie miejsca pracy i czy pracownik przyszłości i jego praca nie będzie całkowicie wirtualna. Przestrzeń typu agile będzie dalej ewoluowała, tak by kształtować biura przyszłości, jeszcze bardziej elastyczne i dopasowujące się do potrzeb człowieka. Pracujemy obecnie nad kilkoma jeszcze bardziej mobilnymi agile workplace. W 2019 roku pokażemy jaki jest rezultat prac i pierwsze wnioski.

 

v