Agile workplace | Przestrzeń wariantów

Żyjemy w erze innowacji. Firmy stały się wielkimi wytwórniami, w których nieustająco powstają kolejne produkty i prototypy. Agile, czyli „zwinna” metodyka projektowa, została stworzona, żeby zaspokoić dynamiczne potrzeby dzisiejszego biznesu. Ale co to tak naprawdę znaczy? Jak wpływa na środowisko pracy?

Doskonałymi przykładami są nasze trzy wdrożone już przedsięwzięcia: biura Allegro (Warszawa), Nordei (Gdynia) i Deutsche Banku (Frankfurt). Opracowaliśmy dla nich projekty zwinnej przestrzeni pracy, biorąc pod uwagę zakres, sposób działania i cele każdej z firm.

 

 

Definicja i problem

Agile to iteracyjny proces umożliwiający przystosowanie firmy do zmian – tak jej otoczenia biznesowego, jak i wewnętrznej struktury. Bo właśnie wokół zmiany cała zwinna kultura się obraca.

Czerpiąc z idei Manifestu Agile, przyjęliśmy zasady oddające ewolucyjny sposób myślenia o pracy:

1. Ludzie i interakcje zamiast procesów i narzędzi – zespół bazuje na wymianie wiedzy, a pracownik ma większą swobodę, ale też odpowiedzialność, za wykonywane zadania.
2. Działania i rezultaty zamiast obszernej dokumentacji – praca polega na poszukiwaniu innowacyjnych rozwiązań, podejmowaniu prób i testowaniu pomysłów, często z pominięciem formalności wydłużających niepotrzebnie proces.
3. Współpraca z klientami zamiast formalnych ustaleń – w proces projektowy zaangażowane są obie strony – klient i dostawca – na bieżąco wymieniające się informacjami, co pozwala na wypracowanie produktu odpowiadającego realnym i zmiennym potrzebom.
4. Reagowanie na zmianę zamiast podążania za planem – elastyczne określanie założeń i celów oraz ich bieżąca weryfikacja pozwalają sprawnie reagować na nieprzewidziane sytuacje.

 

 

Największym wyzwaniem podczas wdrażania tych założeń było stworzenie kultury wymiany wiedzy oraz przestrzeni dla różnorodnych aktywności – pracy indywidualnej, kreatywnej, kooperacji wewnętrznej i zewnętrznej. Współcześni zwinni pracownicy potrzebują miejsca pracy pozbawionego barier i na tyle elastycznego, by jednocześnie zaspokajało ich potrzebę przemieszczania się, służyło do codziennych spotkań zespołu, tzw. daily meetings, wspierało spontanicznych interakcji oraz dawało możliwość skupienia.

Dobrze oddaje tę ideę metafora piaskownicy, albo szerzej – placu zabaw. Przestrzeni, w której każdy znajdzie miejsce dla siebie. Dołącza do paczki i współpracuje z nią zgodnie z zasadami i codziennymi praktykami wypracowanymi przez jej członków. Każdy z nich określa swoją przestrzeń, a jednocześnie dzieli ją na równi z innymi. Płynność i swoboda przemieszczania,, dowolność wyboru miejsca, brak ograniczeń przestrzennych – wszystko to pobudza kreatywność, wyobraźnię i komfort psychiczny.

Dlatego też miejsce pracy zwinnego zespołu musi być dużym otwartym ekosystemem oraz zachowywać modularny charakter. Modularność daje możliwość wyboru i zmian zapewniających komfort pracy podczas wykonywania różnorodnych zadań. W wypracowanym przez zespół Workplace modelu przestrzeni agile główną bazę stanowi home zone – miejsce dla zespołów podzielone na strefy funkcjonalne:

• work zone – do pracy indywidualnej;
• daily zone – do codziennych spotkań zespołu typu daily/sprint;
• creative area – do pracy kreatywnej i spotkań ad hoc;
• focus room – do mikro spotkań, wideokonferencji oraz pracy w skupieniu.

 

 

Te kluczowe elementy środowiska pracy dedykowanego dla programistów Workplace opracowało na przestrzeni ostatnich lat, jednak z każdym kolejnym projektem obserwujemy, jak z ciągłym rozwojem technologii rośnie potrzeba elastyczności. Aktywność pracownika w biurze przypomina falę – nieustannie zmienia się i na bieżąco dopasowuje do napotykanych przeszkód. Ta refleksja bezpośrednio wyznacza kierunek ewolucji przestrzeni pracy.

 

 

Jak to wygląda w praktyce? Czerpiąc z wytycznych agile, ściśle współpracując z klientem i reagując na zmiany, zespół Workplace zdołał wypracować 3 różne generacje agile workplace. Pierwsza z nich została zrealizowana w biurze Allegro.

 

Pierwsza generacja

Allegro to wiodąca platforma e-commerce w Polsce. Programiści pracują tam od paru lat w stylu agile. Ich nowe biuro potrzebowało innowacyjnych, elastycznych rozwiązań, które zapewniłyby jak najlepszą komunikację i „płynność” przestrzeni. Po zbadaniu sytuacji jasne stało się, że kluczowymi elementami, które trzeba będzie wziąć pod uwagę, są: liczebność, mobilność i charakter zadań poszczególnych zespołów.

Najefektywniejsze są zespoły liczące 4-7 osób – tak mówi wiele badań naukowych i słynna Two-Pizza Rule Jeffa Bezosa. Ta reguła stosowana przez CEO Amazona miała służyć stworzeniu innowacyjnego środowiska pracy maksymalnie wspierającego kreatywne myślenie i szybkie podejmowanie decyzji.

W Allegro, gdzie jednostki stale przemieszczają się między grupami, przestrzeń dla zespołów musi być zawsze przygotowana na zmianę liczby działającej w niej osób. Dla każdego zespołu zaprojektowano podobnej wielkości home zones przystosowane do jednoczesnej pracy od 6 do 12 pracowników. Oddzielają je od korytarza szklane ściany. Wewnętrzne strefy daily sąsiadują z stanowiskami pracy indywidualnej, aby umożliwić szybką wymianę informacji podczas porannego sprintu. Obok znajduje się focus room. Na każdy zespół przypada także oddzielna 8-osobowa sala spotkań.

 

 

Ewaluacja przyniosła ciekawe wnioski. Szybkość zmian w środowisku agile sprawia, że w home zone potrzebny okazał się także bufor – wolna przestrzeń, która w razie potrzeby może zostać dodatkowym miejscem pracy, mikro strefą warsztatową lub elementem narracyjnym budującym tożsamość zespołu w zależności od bieżących potrzeb.

W przypadku niektórych zespołów zaobserwowano większą potrzebę izolacji – akustycznej lub psychologicznej. Z tego względu istotną kwestią stała się aranżacja przestrzeni bezpośrednio sąsiadującej z korytarzem.

W przypadku niektórych zespołów zaobserwowano większą potrzebę izolacji – akustycznej lub psychologicznej. Z tego względu istotną kwestią stała się aranżacja przestrzeni bezpośrednio sąsiadującej z korytarzem.

 

Druga generacja

Kolejna generacja agile workplace była wyzwaniem na o wiele większą skalę. Adaptowanie ponad 15 000 mkw nowej jakości przestrzeni pracy dla programistów należących do grupy Nordea pozwoliło rozwinąć i przetestować nowe układy funkcjonalne oparte na wnioskach wyciągniętych z warsztatu ewaluacyjnego wcześniejszego projektu dla Allegro.

Wprowadziliśmy dwie zasadnicze różnice. Po pierwsze zaprojektowaliśmy drzwi przesuwne pomiędzy home zones. Sprawiło to, że przestrzeń biura stała się bardziej otwarta i transparentna, a zespoły, które są ze sobą w częstszym kontakcie, mają skróconą drogę bezpośredniej komunikacji.

Drugie usprawnienie to odwrócenie stref daily w stronę korytarza. Nie są one przypisane do poszczególnych zespołów i co najważniejsze – mają zróżnicowaną wielkość. Półotwarte, połączone z korytarzem, umieszczone przy strefach pracy, ale oddzielone od nich częściowo lub całkowicie przeszkloną ścianą – zostały wyposażone w stoły typu up&down, ekrany oraz powierzchnie suchościeralne. Obok funkcjonują współdzielone focus roomy.

 

Po wdrożeniu drugiej generacji wiemy, jak istotne jest zarządzanie zmianą w zróżnicowanym środowisku agile. Zrozumienie, czemu mają służyć dane rozwiązania i jak można te cele wesprzeć poprzez dostosowanie przestrzeni, warunkuje sukces takiego środowiska.

W niektórych strefach nie zostały zamontowane ekrany. Pracownicy wskazali, że są one jednak kluczowe dla spotkań daily/sprint, kiedy omawiany jest nowy proces.

Zespoły, tak jak poszczególne osoby, mają różne potrzeby – niektórym pasują rozwiązania wypracowane w poprzedniej generacji agile, inne bardziej zadowolone będą z nowszych pomysłów. Należy więc projektować zróżnicowane rozwiązania na poszczególnych piętrach i przestrzenie o różnorodnym charakterze, elastyczne i o zmiennych funkcjach. Dowolność w wyborze miejsca pracy i możliwość przekształcenia danej przestrzeni sprawia, że ludzie chcą w niej przebywać.

 

Trzecia generacja

Najnowszy typ przestrzeni agile zaprojektowaliśmy poza Polską, we współpracy z naszym niemieckim partnerem – Working Well. Projekt dla Deutsche Banku we Frankfurcie stanowił trzecią generację – stawiającą na maksymalną elastyczność i mobilność. Przestrzenie pracy dla niemieckich zwinnych zespołów mają o wiele bardziej surowy, „garażowy” charakter. Poza „startupowym duchem” i adaptacyjnością, mają też w nich odbicie reguły, które są tam przestrzegane, i wierność dokładnym, wypracowanym schematom.

Agile opiera się tu na wyborze – jak i gdzie chcemy pracować. Prócz stanowisk, tablic i monitorów, także inne, mniej formalne, miejsca spotkań muszą być mobilne – trybuny, sofy czy nawet budki telefoniczne powinny umożliwiać szybką re-aranżację przestrzeni.

W każdej home zone znajdują się stanowiska pracy dla od 10 do 12 osób, które często zmieniają miejsca. Strefa daily to nie tylko połączony ze strefą pracy wyznaczony obszar, ale też współdzielone, zamknięte pokoje do brainstormów – każdy wyposażony w mobilne meble i tablice suchościeralne, a przede wszystkim gotowy na szybkie umieszczenie w nim mobilnej tablicy czy ekranu. Po kreatywnych spotkaniach tablice zabierane są z powrotem do stref pracy razem ze wszystkimi notatkami i materiałami.

Transparentność trzeciej generacji przestrzeni agile wynika z kultury pracy – jej otwartości w aspekcie przestrzennym i socjologicznym – oraz potrzeby optymalizacji przestrzeni. Mobilne ściany są tu elementem obowiązkowym, a zamiast drzwi przesuwnych stosuje się ruchome kurtyny.

 

 

Jaka będzie przyszłość?

Łatwo stwierdzić, że metodyki typu agile są świetną odpowiedzią na zmiany rynku nowych technologii. Czy inne sektory mogą czerpać z doświadczeń wypracowanych w tej branży? Nasze badania i obserwacje wskazują, że tak. Popularność rozwiązań opartych na Manifeście Agile wypracowanych na przestrzeni ostatnich 20 lat wskazuje, że może to być przyszłość kultury i myślenia o środowisku pracy. Słyszymy o wdrożeniach metodyk agile w marketingu, bankowości czy przemyśle kreatywnym, a eksperymentalny projekt użycia tej strategii w kościelnych organizacjach non-profit potwierdza tylko, że to koncepcja na tyle elastyczna, że możliwa jest jej implementacja w dowolnym środowisku. Jaki są więc korzyści z przekształcenia środowiska pracy na zwinne?

• Większa koncentracja pracownika. Codzienne sprinty sprawiają, że pracownik jest zaangażowany w jeden projekt i na bieżąco stawia sobie nowe cele. Oddzielne przestrzenie do pracy indywidualnej i zespołowej umożliwiają wybór w zależności od bieżących potrzeb.
• Wzrost przepływu wiedzy i poprawa komunikacji wewnętrznej. Półotwarta, zróżnicowana przestrzeń i kreatywne rozwiązania funkcjonalne umożliwiają częste spotkania zespołu, usprawniają komunikację i pozwalają na bieżąco śledzić postępy.
• Kreatywność i zaufanie w zespole. To zaleta stref współpracy, ale także miejsca gotowego na przekształcenie według upodobań zespołu. Kultura agile i jej przestrzeń sprzyjają innowacji.
• Zwiększenie udziału w procesie i wzrost satysfakcji klienta. Takie środowisko dostarcza znacznie bardziej kompleksowy produkt, który jest wynikiem stałej ewaluacji.

To najważniejsze pozytywy wdrożenia zwinnej kultury pracy. Należy jednak pamiętać, że tylko umiejętne zarządzanie zmianą, komunikowanie, jak ma być wykorzystana przestrzeń, i zrozumienie potrzeb danej organizacji sprawią, że agile workplace będzie funkcjonować skutecznie.

Możemy jedynie spekulować, jak technologia rozwinie miejsca pracy albo czy pracownik przyszłości i jego zadania nie będą całkowicie wirtualne. Przestrzeń typu agile będzie ewoluowała dalej tak, by kształtować biura przyszłości coraz bardziej elastyczne i dynamicznie dopasowujące się do potrzeb człowieka. Pracujemy obecnie nad kilkoma jeszcze bardziej mobilnymi agile workplace. W 2019 roku pokażemy rezultaty naszych prac i pierwsze wnioski.

 

Tekst: Mateusz Sikora, Dominika Zielińska, Bogusz Parzyszek, Adrianna Kucińska

Grafika: Urszula Kuc, Monika Pietrosian, Kevin Rebelo, Mateusz Sikora