Badania, strategia, design | Archicom

Polska firma deweloperska Archicom zmieniła z nami więcej niż siedzibę. Efektem naszej współpracy jest nowe biuro, które wspiera kulturę organizacyjną spółki oraz proces deweloperski, a korzyści czerpać będą zarówno pracownicy, jak i klienci.

Firma z tradycją

Grupa Archicom SA to deweloper mieszkań i biurowców, działający we Wrocławiu, Trójmieście, Poznaniu, Krakowie i Łodzi. Firma z 34-letnim doświadczeniem wywodząca się z biura architektonicznego zarządza dziś całym procesem deweloperskim, skupiając w swoich strukturach zarówno dział ekspansji i komercji, marketingu, sprzedaży i obsługi klienta mieszkaniowego, pracownię projektową dział, formalnej obsługi inwestycji, realizacji inwestycji i logistyki oraz działy wsparcia: finansów i księgowości, prawny, personalny, IT i administracji.

Po prawie 3 dekadach możliwości rozwoju przestrzeni biurowej w zabytkowej willi Pfluga wyczerpały się. Z racji rozrostu skali firmy oraz samej specyfiki procesów Archicom był rozproszony aż w 2 lokalizacjach. Salon sprzedaży znajdował się na parterze budynku Renaissance Business Centre przy ul. św. Mikołaja, a na wyższym piętrze obsługiwany był proces posprzedażowy. Spotkania biznesowe i strategiczne odbywały się w głównej siedzibie firmy – willi Pfluga w innej części miasta, przez co współpraca między działami była utrudniona.

Zdania na temat przyszłości siedziby były podzielone. Części pracowników, mimo sympatii do przytulnej, pełnej zakamarków willi, brakowało udogodnień nowoczesnego biurowca. Inni z kolei byli przywiązani do zabytkowego biura „z duszą”, obawiając się, że przeprowadzka do biurowca, nawet zaprojektowanego przez nich samych, pozbawi ich ważnego elementu firmowej tożsamości.

W związku z różnicą zdań firma zwróciła się do nas, aby zbadać potrzeby pracowników. Naszym zadaniem było przeanalizowanie kultury organizacyjnej Archicomu i dostarczenie zarządowi rekomendacji do dalszego procesu decyzyjnego odnośnie zmiany siedziby.

Realizacja projektów od najmniejszego detalu po całe dzielnice uczy nas, że do najlepszych rozwiązań dochodzi się przez dialog i partycypację. By ustalić optymalną strategię działania, projekt powierzyliśmy specjalistom z Workplace, doświadczonym w zarządzaniu zmianą w dużych organizacjach. Wybór Workplace był podyktowany profesjonalizmem zespołu i nicią porozumienia, jaką od początku poczuliśmy.

Małgorzata Hendrich-Żugaj, architekt prowadząca, Archicom SA –  SRDK Archicom Studio Śródka

Relokacja? Najpierw refleksja!

Aby przeanalizować sposób pracy i potrzeby pracowników Archicomu, przeprowadziliśmy badania ilościowe i jakościowe w dwóch siedzibach. W analizach wzięło udział 199 pracowników. Badania ilościowe przeprowadziliśmy za pomocą ankiet zawierających 29 pytań, na które odpowiedziało 67% pracowników. Z kolei badania jakościowe polegały na wywiadach pogłębionych z pracownikami (10 dni) oraz z zarządem i dyrekcją (4 dni).

Częścią procesu były również obserwacje antropologiczne, warsztaty z zarządem i pracownikami oraz research internetowy. Wnioski miały dostarczyć wiedzę o 3 kluczowych obszarach, które wpływają na strategię środowiska pracy: przestrzeni, kulturze organizacyjnej oraz organizacji pracy.

W trakcie konsultacji okazało się, że rozproszenie Archicomu w dwóch lokalizacjach wymagało więcej czasu, energii i dobrej organizacji po stronie pracowników, jak i klientów. Dużej części pracowników doskwierał również brak miejsca i słaba ergonomia stanowisk pracy. Ponadto, dotychczasowa organizacja pracy uniemożliwiała tryb home office, choć aż 9/10 pracowników zadeklarowało chęć pracy ten sposób.

Wniosek z badań? Przeprowadzka Archicomu do nowego biura będzie wiązać się równocześnie z kontynuacją rozwoju właściwej dla firmy kultury organizacyjnej oraz modelu pracy.

Architekci dla architektów

Razem z raportem z badań przedstawiliśmy kadrze zarządzającem Archicomu rekomendacje dotyczące wprowadzenia zmian wspierających kulturę organizacyjną firmy. Nasza analiza zainspirowała zarząd do przeanalizowania firmowych procesów biznesowych. Zatrudniona do tego celu międzynarodowa firma doradcza potwierdziła wiele z naszych ustaleń.

W efekcie Archicom zaprosił nas do implementacji wypracowanej strategii przestrzeni pracy oraz współtworzenia wnętrza nowej siedziby we wrocławskim biurowcu City One. Przestrzeń miała być nowoczesna, a jednocześnie zachować unikatowy klimat kamienicy i tożsamość Archicomu.

Nowe biuro, nowa jakość pracy

Siedziba Archicom, zajmuje ponad 3 tys. mkw. w biurowcu City One, posiadającym certyfikat LEED Gold. Projekt jest efektem bliskiej współpracy z zespołem projektowym SRDK Archicom Studio Śródka. Dzięki wprowadzonym przez nas elementom zarządzania zmianą pracownicy z łatwością weszli w nową rzeczywistość.

Nowe biuro i przestrzeń pracy została zorganizowana w sposób, który odzwierciedla przebieg procesu deweloperskiego. Współpraca projektowa jest płynna, a pracownicy mają nie tylko większy komfort pracy, ale przede wszystkim możliwość wydajnego działania. Przestrzenie wspólne, zachęcając do wymiany informacji, wspierają kreatywność oraz integrację i budowanie społeczności firmowej. Biuro, choć nowoczesne, zachowało klimat przytulnej, wypełnionej dziełami sztuki willi.

Wszystkie elementy procesu zakupu lokalu znajdują się teraz w jednym miejscu. Klienci, którzy odwiedzają siedzibę Archicom w City One oraz Salon Sprzedaży mogą dziś załatwić wszystkie sprawy komfortowo i kompleksowo.

Współpraca z Workplace była bardzo owocna. Jako fachowcy w pokrewnych dziedzinach intensywnie wymienialiśmy poglądy i pomysły, co okazało się bardzo twórcze. Dostajemy liczne sygnały od naszych pracowników, że zmianę odbierają bardzo korzystnie.

Dorota Jarodzka-Śródka, CEO, Archicom

 

Projekt zmiany siedziby Archicom to jeden z naszych najbardziej udanych procesów badawczych. Synergia doświadczeń obu zespołów i otwartość klienta pomogła wypracować przestrzeń oddającą tożsamość firmy, ale przede wszystkim wspierającą jej dalszy wzrost.

Katarzyna Gajewska-Kulma, Workplace Strategy Manager, Workplace

Archicom w liczbach:

• Zakres usług: badania organizacji, konsultacje biznesowe, strategia środowiska pracy, koncepcja designu
• Powierzchnia: 3000 m kw.
• Liczba pracowników: 200
• Liczba pięter: 1
• Lokalizacja: budynek City One, Wrocław
• Czas trwania: maj – grudzień 2019

Autorzy:

Workplace:

• Zespół badawczy:
  • Dominika Zielińska, Team Leader, Strategy Development
  • Katarzyna Gajewska-Kulma, Workplace Strategy Manager, Research Lead
  • Monika Pietrosian, Workplace Consultant, Strategy Development
  • Melania Ziarko, Research Support
  • Kaja Abdank, Research Support
• Zespół projektowy:
  • Katarzyna Gajewska-Kulma, Team Leader, Senior Architect
  • Ewa Jędras, Architect
  • Małgorzata Romanowicz, Architect

Archicom:

• Architekci:
  • Dorota Jarodzka-Śródka
  • Małgorzata Hendrich-Żugaj
  • Gabriela Cader
• Architekt Wnętrz:
  • Agnieszka Romaniec
• Modelowanie 3D:
  • Dawid Urbaniak
  • Łukasz Cikacz
• Instalacje Sanitarne:
  • Rafał Grabarczyk
  • Maciej Kulik

Tekst: Marta Smyrska, Grażyna Zawada