Biuro Teknos – dynamiczne i harmonijne, jak natura w Finlandii

24.05.2023 / Które kolory w Finlandii są najbardziej popularne? Te nawiązujące do charakterystycznych elementów natury i krajobrazu tego kraju. Błękit ikonicznych jezior. Butelkowa i morska zieleń. Naturalne odcienie drewna. Śniegowy – od białego po odcienie szarości. Nowe biuro Teknos w Warszawie to emanacja tożsamości marki i miejsca z którego pochodzi.

Każdy projekt biurowy Workplace to produkt, który ma wspierać biznes. Ale jak to zrobić? Zobacz, jak w praktyce wyglądają funkcjonalność, bezpieczeństwo i elastyczność urzeczywistnione w nowym biurze TEKNOS na warszawskim Targówku.

Czego się dowiesz z tego artykułu:

• Ile kosztowały zaprojektowanie i realizacja nowoczesnego biura w Q4 2021?
• Jakie elastyczne i modularne rozwiązania udało nam się wdrożyć i jakie przynoszą one korzyści zespołowi?
• Jak zrealizowaliśmy ekologiczne założenia projektu?
• Jak włączyliśmy w aranżację biura produkty klienta?

Warszawska siedziba TEKNOS to centrala firmy w Polsce i jednocześnie Centrum Logistyczne. Firma TEKNOS zadecydowała o przeprowadzce do parku logistycznego Hillwood na warszawskim Targówku. Zostaliśmy zaproszeni do projektu, by pomóc firmie odpowiedzieć na pytanie, jak stworzyć elastyczne biuro, które będzie najbardziej dostosowane do nowych sposobów pracy. Naszym zadaniem było stworzenie nowoczesnej siedziby TEKNOS, uwzględniającej sąsiedztwo części logistycznej, która stanowi nieodłączną część projektu.

Nowoczesne biuro z widokiem na Skandynawię

Prace koncepcyjne nad nowym biurem ruszyły wiosną 2020 roku, gdy Polska już odczuwała skutki COVID-19. Pierwsze wizje nowego biura skłaniały się ku odwzorowaniu dotychczasowego układu: pokoi biurowych połączonych korytarzem, z wyodrębnionymi salami konferencyjnymi. CEO Grupy TEKNOS, Paula Salastie, zachęciła jednak zespół do przedefiniowania tej koncepcji. Nowe biuro miało zapewniać możliwości rearanżacji i zmiennej organizacji pracy: w trybie hybrydowym oraz stacjonarnym.

Wystrój biura miał wyrażać skandynawskie korzenie i rodowód firmy oraz ucieleśniać postulaty zrównoważonego rozwoju, zawarte w jej strategii. Projekt wykonawczy musiał zostać zaakceptowany przez Grupę TEKNOS, a propozycje materiałów i półproduktów były skrupulatnie weryfikowane pod kątem sustainability oraz wykorzystania farb i powłok TEKNOS.

Ile kosztowało elastyczne biuro?

Mimo tak ambitnych założeń projekt 600-metrowego biura w wykonaniu Workplace kosztował tylko 110 tys. zł. To równowartość kilku przebudów i zmian przeznaczenia pomieszczeń w trakcie najmu. Tutaj nie będą już potrzebne, bo biuro jest gotowe na szybką zmianę aranżacji.

Całe biuro zostało przemyślane tak, aby jak najmniejszym nakładem pracy oraz wydatków osiągnąć założony efekt. Wyposażenie i elementy biura (przepierzenia akustyczne i meble) są tak dobrane, że sprawdzą się w różnych scenariuszach, a nie tylko „na specjalne okazje”. Co więcej, gdy nie ma przypisanych stanowisk pracy, przestrzeń cały czas na siebie pracuje, nawet w sezonie urlopowym lub gdy zespół działa w trybie home office. Racjonalne wykorzystanie miejsca pozwala zmniejszyć metraż biura (zarządzanie dostępem i rezerwację stanowisk wspomaga aplikacja mobilna). Przynosi to długofalowe oszczędności, a jednocześnie zapewnia odpowiedni komfort pracy w biurze. Jeżeli trzeba zorganizować duże spotkanie, można po prostu odpowiednio zaaranżować przestrzeń.

Do dziesięciu razy sztuka

W poprzedniej siedzibie pracownicy TEKNOS pracowali przez lata na stałych stanowiskach. By ustalić ich oczekiwania względem nowej przestrzeni, musieliśmy wspólnie zbadać dotychczasowy sposób pracy. W tym celu przeprowadziliśmy wspólnie z TEKNOS warsztaty kreatywne, podczas których pokazaliśmy scenariusze wykraczające bardzo daleko w przyszłość. Sprawdzaliśmy w ten sposób, co mieści się w granicach akceptacji zespołu. Zaczęliśmy je od nietypowego ćwiczenia, które miało wyprowadzić pracowników ze strefy komfortu. Pokazaliśmy uczestnikom plan biura zupełnie inny niż ten, do którego byli przyzwyczajeni. Następnie zapytaliśmy: „Gdzie usiądziecie?”. Okazało się, że nie wszyscy znaleźli swoje miejsce. To pokazało, jak silne jest przyzwyczajenie do pokoi i salek spotkań połączonych długim korytarzem – i musimy wziąć to pod uwagę.

Dyskutując nad ostatecznym układem przestrzeni, prezentowaliśmy elementy, które naszym zdaniem muszą, lub powinny, pojawić się w biurze, żeby funkcjonowało sprawnie. Powstawały prototypy, dokładaliśmy pomieszczenia i rozmawialiśmy z rzeczoznawcami. Ostatecznie zespół TEKNOS doszedł do wniosku, że „tradycyjny” układ, czyli wyłącznie osobne pokoje, nie spełni ich oczekiwań, ponieważ nie jest elastyczny i nie odpowiada na potrzebę zmiany. Jednocześnie klient zgłosił zapotrzebowanie na kilka typowych, wyodrębnionych pokoi biurowych. Ustalenia finalnej wizji biura zakończyliśmy po 10 iteracjach!

Nowa siedziba gotowa do pracy hybrydowej

Nowe biuro TEKNOS jest „gotowe na zmiany” – jego znakiem rozpoznawczym jest podział na elastycznie modyfikowaną strefę community z kuchnią, jadalnią i strefą relaksu, która rozciąga się na teren zielony na zewnątrz budynku. Tam pracownicy mogą zarówno odpoczywać, jak i pracować. Każdy pracownik, w tym zespół Centrum Logistycznego, może swobodnie przechodzić z recepcji do różnych części biura.

Pomieszczenia można powiększać i zmniejszać za pomocą ruchomych ścian. „Serce” firmy, czyli część przeznaczoną do pracy w skupieniu, podzielono na sześciometrowe moduły konstrukcyjno-instalacyjne. Takie rozwiązanie umożliwia szybką, niskobudżetową przeróbkę, gdyby zaszła taka potrzeba. Jednocześnie siedziba wciela w życie postulaty zrównoważonego rozwoju: w obiekcie zastosowano inteligentne rozwiązania i technologie, aby poprawić efektywność energetyczną i wodną.

Za ostateczny wystrój wnętrz odpowiadała nasza projektantka Małgorzata Romanowicz. Jak urzeczywistniła ducha marki TEKNOS? Starannie dobierając materiały i wyrafinowaną paletę kolorystyczną, która sprzyja skupieniu.

– W biurze dominują: szarość, biel, niebieski i zieleń, a także kolor betonu, drewna, które nawiązują do korzeni firmy oraz piękna skandynawskiej natury. Przestronne i minimalistyczne wnętrza odzwierciedlają wartości i kulturę firmy, zachęcając do wspólnej pracy.

A tak wyraził się o projekcie Piotr Niedziółka, Dyrektor Zarządzający TEKNOS:

– Nasza warszawska siedziba była pierwszą inwestycją, w której w stu procentach zdaliśmy się na projektantów. Poza określeniem ram i koncepcji nie ingerowaliśmy w pracę Workplace. Z niedowierzaniem patrzyliśmy na różne rodzaje siedzisk, na budki do wideokonferencji, które początkowo uważaliśmy za mało potrzebne. Ale potem okazało się, że przestrzeń została dzięki temu tak zaaranżowana, że każdy może znaleźć swoje miejsce. Gdy wypróbowaliśmy różne warianty stanowisk pracy: do siedzenia, do stania, do pracy w skupieniu czy w grupie, doceniliśmy te wcześniej pomijane aspekty inteligentnego projektu.

Smart: technologia do zarządzania przestrzenią i społecznością w niej

Zastosowane w biurze TEKNOS nowoczesne rozwiązania IT i telco wspierają pracę z dowolnego miejsca. Dzięki temu pracownicy mogą efektywnie realizować swoje zadania w trybie hybrydowym. Poza działem kadr i działem finansowym nikt nie ma przypisanych stanowisk (nawet dyrektor zarządzający nie ma osobnego biura „na wyłączność”!). Oprócz pracowników, którzy przyjeżdżają do biura codziennie, siedzibę firmy odwiedzają osoby, które pojawiają się na kilka godzin. Aby zrealizować konkretne zadania albo spotkać się z klientem, rezerwują wybrane stanowisko, salę czy budkę zgodnie z zapotrzebowaniem.

To jednak dopiero początek smart. Dziś aplikacja mobilna służy do zarządzania dostępami do pomieszczeń, do szafek pracowniczych i sprzętu biurowego, a wkrótce zostanie rozszerzona o możliwość rezerwacji stanowisk do pracy. Aplikacja ma także pomóc identyfikować tożsamość gości przy bramie, wraz z pomiarem temperatury ciała przy wejściu. Technologia „oprowadzi” także po wnętrzu – na ekranie aplikacji gość obejrzy wykorzystane rozwiązania i technologie, a także elementy referencyjne niekiedy niewidoczne na pierwszy rzut oka.

Healthy: najzdrowsze możliwe materiały wykończeniowe

Zrównoważony rozwój to nadrzędne założenie nowej siedziby TEKNOS Polska. We wnętrzach dobraliśmy materiały pochodzące z recyklingu, nadające się do ponownego przetworzenia i naturalne. W strefie pracy cichej zastosowaliśmy sufity z wełny drzewnej, a we wspólnych – z PET-u, wyłowionego z oceanu. Z kolei na podłogach są wykładziny dywanowe z technologią AirMaster, która – jak udowodniono – zmniejsza stężenie drobnego pyłu w powietrzu. Na ścianach, klamkach i meblach wykorzystaliśmy systemy malarskie TEKNOS, a elementy wyposażenia, np. drzwi czy podłogi, zostały zakupione u partnerów biznesowych firmy. W nowej siedzibie udało się wykorzystać stare, industrialne lampy zachowane po przebudowie fabryki w Gdyni.

Dobór materiałów nie zawsze przebiegał gładko, zwłaszcza w dobie utrudnień związanych z pandemią. Niektóre elementy udało się znaleźć szybko, a ich koszt był zoptymalizowany, z niektórych musieliśmy zrezygnować. Czasem pewne opcje, choć wskazane, po prostu nie pasowały do koncepcji. Każdy materiał był weryfikowany przez specjalistę ds. zrównoważonego rozwoju w Grupie TEKNOS nie tylko pod kątem fazy użytkowania, ale także procesu produkcji.

Flex: szybki montaż zamiast remontu

W przestrzeni do pracy cichej są cztery gabinety i przestrzenie półotwarte z biurkami. A co, jeżeli TEKNOS zdecyduje, że potrzebne są dwa gabinety więcej?

Nasz architekt, Maciej Kolak wyjaśnia jak odpowiedzieliśmy na wyzwanie:

– Wystarczy w ciągu weekendu postawić dwie dodatkowe ściany w strefie z biurkami, bo oświetlenie jest już odpowiednio przewidziane. Z kolei demontaż dwóch takich gabinetów umożliwia stworzenie kolejnej strefy otwartej. W betonowej posadzce zaprojektowaliśmy trasy kablowe, gotowe na przyjęcie puszek z gniazdkami (tzw. floorboxów). Jeżeli w przyszłości zajdzie potrzeba stworzenia nowych lub przesunięcia gniazdek, przygotowana jest trasa na kable elektryczne i łącznościowe. Wszystkie trudne i brudne prace, które należałoby wykonać przy takiej przeróbce, są już zminimalizowane.

Fluid: przestrzeń gotowa na przeorganizowanie

Biuro TEKNOS zostało wyposażone w mobilne ściany oraz wielozadaniowe meble dobrane tak, aby te same rzeczy mogły mieć różne funkcje i spełniać się w różnych zadaniach, w zależności od potrzeby. Np. w strefie gościa dodaliśmy 3 ściany mobilne, które można dowolnie otwierać i zamykać. W ten sposób z jednej przestrzeni można zrobić 4 niezależne biura, przestrzeń szkoleniową lub salę otwartą na spotkanie dla sporej grupy osób.

Elastyczność w aranżacji przestrzeni zapewniają również prowadnice sufitowe z kotarami w strefie pracy cichej, które pozwalają na szybkie przearanżowanie przestrzeni i zapewnienie większej prywatności. Z kolei wielozadaniowe meble w przestrzeni wspólnej mogą być dowolnie układane i ustawiane; w zależności od potrzeby mogą być biurkiem, stolikiem lub blatem.

Nieoczywista korzyść: wymiana wiedzy w zakresie zrównoważonego rozwoju

Współpraca z TEKNOS była ciekawa z jeszcze jednego punktu widzenia. Firma jest ekspertem w dziedzinie bezpieczeństwa chemicznego i legislacji produktowej. Ich zespół jest w stanie szybko zweryfikować, czy dany produkt jest faktycznie ekologiczny, czy też mamy do czynienia z greenwashingiem. Co ważne, choć wymagania środowiskowe w Polsce są dużo mniej restrykcyjne niż w niektórych krajach europejskich, TEKNOS poważnie traktuje zobowiązanie do zrównoważonego rozwoju. Przykładowo, w projekcie w ogóle nie wykorzystano elementów zawierających substancje szkodliwe dla środowiska. Sporo się nauczyliśmy podczas tej współpracy i liczymy na to, że w przyszłości będziemy mogli lepiej doradzać naszym klientom w kwestii sustainability.

To była prawdziwa współpraca typu win-win (wszyscy wygrywają).

Projekt