workplace we are

Post-pandemiczna rewitalizacja

Post-pandemiczna rewitalizacja

28.11.2023 / Nasz klient i lider w dziedzinie produkcji czystej energii, poszukiwał świeżych rozwiązań do swojego biura po pandemii. Klientem jest przedsiębiorstwo działające w branży energetycznej, dostarczające prąd, gaz i ciepło zarówno dla domów, jak i firm. Z dumą określają się jako liderzy w dziedzinie czystej energii, dostarczając inteligentne rozwiązania dla efektywnego wykorzystania zasobów.

Zobacz jak wygląda nowa strefa socjalna, która znalazła się w miejscu gdzie wcześniej był zarząd. Teraz jest to serce biura. Wprowadziliśmy też zupełnie nowe miejsca jak np. pokój relaksu, salka do ćwiczeń czy biblioteka.

Wyzwanie i cele

Klient ponownie zdecydował się na nasze usługi po upływie 8 lat. Pierwotne biuro dla klienta, zlokalizowane we Wrocławiu, zostało zbudowane w 2015 roku. Powrót klienta nastąpił po pandemii, w okresie, gdy większość pracowników przeorganizowała swój tryb pracy na zdalny. Nowo zaprojektowana przestrzeń miała za zadanie umożliwiać komfortową pracę dla osób, które pojawiają się w biurze codziennie, jak i dla tych, którzy odwiedzają biuro kilka razy w tygodniu czy miesiącu.

Naszym celem było stworzenie przestrzeni, która byłaby elastyczna, przyjazna dla pracowników i wspierała różnorodność typologii przestrzeni, jednocześnie uwzględniając ideę ekologii.

Zakres zadań

Nasz udział w projekcie rozpoczął się od szczegółowego briefingu oraz analizy raportu dotyczącego potrzeb pracowników firmy oraz proponowanych zmian w aranżacji biura. Na podstawie tych informacji przystąpiliśmy do etapu planowania przestrzennego (space planning).

Równolegle z pracami nad planowaniem przestrzennym, zajmowaliśmy się designem biura, przekształcając wytyczne i oczekiwania w konkretne rozwiązania wizualne i funkcjonalne. Następnie, przystąpiliśmy do przygotowania dokładnych rysunków technicznych, które stały się wytycznymi dla kolejnych etapów realizacji projektu.

Kolejnym krokiem był projekt zabudów meblowych oraz selekcja i organizacja mebli ruchomych. Przez cały czas trwania projektu, utrzymywaliśmy ciągłą komunikację z zespołem odpowiedzialnym za budowę, organizując cotygodniowe spotkania oraz regularne wizyty na miejscu w celu nadzorowania postępów prac.

Byliśmy obecni na każdym etapie realizacji, dbając o zgodność prac z ustalonymi wytycznymi i oczekiwaniami. Kiedy prace budowlane były już zaawansowane, na życzenie klienta, rozszerzyliśmy zakres naszych usług o wsparcie w zakresie zarządzania zmianą (change management) poprzez organizację warsztatów z pracownikami, które miały na celu przygotowanie ich do funkcjonowania w nowym otoczeniu.

Dodatkowo, na życzenie klienta wspieraliśmy realizację warsztatu z rozsadzania zieleni, który został przeprowadzony przez docelowego wykonawcę wyłonionego w konkursie. Wszystkie te działania miały na celu zapewnienie płynnej realizacji projektu oraz maksymalne zadowolenie klienta z końcowego efektu.

Jakie decyzje projektowe okazały się kluczowe dla sukcesu projektu?

Przede wszystkim, priorytetem stało się promowanie idei recyklingu, upcyklingu oraz minimalizowania odpadów (less waste). Dokonaliśmy wyboru, aby wykorzystać jak najwięcej już istniejących elementów, dostosowując je do nowych, aktualnych potrzeb i wymagań aranżacji przestrzeni. Do ponownego użycia przeznaczyliśmy takie elementy jak: szklane ściany, drzwi, sufity (wyspy sufitowe oraz instalacje) a także wyposażenie ruchome i rośliny.

Kolejnym istotnym rozwiązaniem było zastosowanie sufitu papierowego w strefie networkingowej oraz wykonanie nadruków na istniejących wyspach sufitowych Ecophon.

Zdecydowaliśmy się także na implementację większej liczby budek telefonicznych w przestrzeni biurowej, oferując średnio jedną na osiem osób. Decyzja ta miała na celu zwiększenie komfortu oraz jakości pracy w strefach pracy zespołów.

W nowo zaprojektowanej przestrzeni zdecydowaliśmy się na umieszczenie dziesięciu sal spotkań oraz dwunastu budek telefonicznych, z których aż dziewięć jest przystosowanych dla czterech osób. Dla porównania, poprzednia wersja aranżacji oferowała dwanaście sal spotkań, jednakże nie zawierała żadnych budek telefonicznych, a także nie przewidywała strefy przeznaczonej do networking’u.

Jakie korzyści przyniosły zastosowane rozwiązania klientowi?

Część proponowanych przez nas rozwiązań umożliwiło klientowi oszczędzenie środków. Pozwoliło to wygospodarować budżet na szereg oczekiwanych inicjatyw projektowych . Przykładem jest wprowadzenie obfitej ilości zieleni do biura oraz inwestycja w wyposażenie centralnej, kluczowej strefy biura – strefy networkingowej, która jest dostępna dla wszystkich pracowników.

Dokonaliśmy również zmiany rozmiaru biurek na mniejsze (poprzednio 160×80 cm, teraz 140×80 cm). Dzięki tej modyfikacji zyskaliśmy dodatkową przestrzeń, która została wykorzystana na nowe, atrakcyjne funkcje i udogodnienia, takie jak sala do ćwiczeń, szafki pracownicze z elementami zieleni oraz budki telefoniczne.

Co zrobiliśmy, będąc ludźmi, dla innych ludzi?

Z zaangażowaniem wsłuchiwaliśmy się w potrzeby użytkowników podczas warsztatów z zarządzania zmianą. Następnie, staraliśmy się wprowadzić jak najwięcej rozwiązań, które byłyby odpowiedzią na wykryte oczekiwania.

Przykładem jest stworzenie specjalnej sali do regeneracji, gdzie w odosobnieniu można skorzystać z lampy solnej oraz rozkoszować się śpiewem ptaków w tle, a także odpocząć na rozkładanym fotelu. Zorganizowaliśmy również salę do ćwiczeń, wyposażoną w drabinki do rozciągania, maty do ćwiczeń, urządzenia do ćwiczeń równoważnych, matę rozgrzewającą oraz akcesoria do masażu. Dodatkowo, stworzyliśmy przestrzeń do wypoczynku, wyposażoną w specjalną lampę antydepresyjną, imitującą światło dzienne, która sprzyja poprawie samopoczucia.

Jakie ciekawe wnioski wynieśliśmy z tego projektu?

W trakcie realizacji projektu pojawiło się zaskakujące odkrycie: istniejąca wykładzina dywanowa nie nadawała się do ponownego wykorzystania. Ta sytuacja nauczyła nas, że w projektach opartych na zasadach „less waste” mogą wystąpić pewne ograniczenia i należy być przygotowanym na różne, nieprzewidziane okoliczności.

Projekty warto realizować, kierując się zasadami „less waste” i „zero waste”, jednak z otwartym umysłem. Nie należy zbyt sztywno trzymać się wstępnych założeń i pomysłów, ponieważ wiele aspektów kształtuje się dynamicznie w trakcie rozwoju projektu i bieżącej koordynacji. Kluczowe jest umiejętne reagowanie na bieżące wyzwania i bycie otwartym na niespodziewane zmiany i adaptacje.

 

Autorzy i autorki

Zarząd: Dominika Zielińska, Bogusz Parzyszek

Zespół projektowy: Daria Żarnoch, Olga Szadkowska, Małgorzata Romanowicz

Prowadzenie projektu po stronie Workplace: Paweł Kołodziej, Daria Żarnoch, Olga Szadkowska

Zarządzanie zmianą: Katarzyna Gajewska

Prowadzenie po stronie klienta: Managerka ds. Nieruchomości

Wizualizacje: Paweł Deroń

Zdjęcia: Adam Grzesik

Tekst: Bogusz Parzyszek

 

Projekt

Wielkość: 1 800 m2

Czas trwania procesu: czerwiec 2022 – wrzesień 2023 (16 miesięcy)

Lokalizacja: Wrocław

v