Projekty pilotażowe | Hybrydowe środowisko pracy

Czym jest pilotaż środowiska pracy? Jak przeprowadzić go, kiedy projektujemy strategię przestrzeni pracy dla zespołów wirtualnych? Pod koniec stycznia zakończyliśmy pierwszy etap projektu pilotażowego hybrydowego środowiska pracy dla jednego z naszych klientów. Poniżej dzielimy się spostrzeżeniami.

Pilotaż: gdzie, jak i dla kogo?

• Branża: BPO/SCC
• Pracownicy: ok. 1700
• Czas trwania: 01.08.2020 – 22.01.2021 (1 miesiąc – przygotowania, 3 miesiące – testy, 1 miesiąc – raport)
• Osoby zaangażowane: ok. 10 osobowa grupa: trzech projektantów i badaczy z Workplace oraz zespół Klienta

Co mamy na myśli, kiedy mówimy „projekt pilotażowy”?

Przeprowadziliśmy symulację organizacyjno-przestrzenną hybrydowego środowiska pracy. Model hybrydowy to inaczej praca fizycznie rozproszona pomiędzy biurem, domem i innymi miejscami, w których wykonywane są zadania. Wypożyczyliśmy bezpłatnie na okres trzech miesięcy: meble, mobilne budki i salki do spotkań, technologie, zieleń, rozwiązania akustyczne oraz elementy oświetleniowe, które zostały zaaranżowane na przestrzeni ok. 600 mkw.

Pilotaż był naturalną kontynuacją badań charakteru pracy (Q2 2020) i formułowania nowej strategii środowiska pracy (Q3 2020) dla tej organizacji. W projekcie wzięły udział zespoły o różnych zadaniach, które rotacyjnie korzystały z przygotowanej przestrzeni. Zaproponowane elementy wyposażenia były testowane i na bieżąco oceniane przez uczestników za pomocą stworzonej przez nas ankiety online. Po zakończeniu testów wyniki zostały omówione na warsztatach z użytkownikami, co pozwoliło dalej pogłębić wyciągnięte z pilotażu wnioski.

Co dokładnie testowaliśmy?

Przede wszystkim nową strategię przestrzeni pracy, na którą składają się:

• nowa typologia przestrzeni w modelu hybrydowym,
• kilka scenariuszy organizacyjnych na współdzielenie przestrzeni między zespołami,
• rozwiązania technologiczne zarządzania przestrzenią,
• rozwiązania meblowe: od krzeseł i foteli, przez biurka i stoły, po mobilne budki i salki różnych producentów,
• rozwiązania akustyczne (m.in. zasłony akustyczne, panele) i sound masking,
• nowatorskie rozwiązania oświetleniowe, oparte na systemie oświetlenia pośredniego i bezpośredniego.

Jakie są wnioski?

Dostaliśmy wiele cennych uwag na temat tego, co się sprawdziło, a co zupełnie nie zdało egzaminu u tego konkretnego Klienta. Dzięki temu mamy pierwsze wnioski, w co inwestować przy budowie nowego rodzaju biur hybrydowych. Przedstawiamy je poniżej.

• Pilotaż zaczął się w czasie pierwszego lockdownu. Łącznie 80 osób testowało przygotowane środowisko pracy. Pomimo dużej liczby cennych wniosków, test należałoby powtórzyć, gdy obawy związane z wirusem przeminą lub znacząco się zmniejszą.

• Ważnym rozwiązaniem w biurze post-lockdownowym będą budki i salki mobilne. Testowaliśmy produkty trzech producentów (z najlepszymi opiniami) w trzech różnych wielkościach. Dużym zainteresowaniem cieszyły się budki wyposażone w stanowiska do pracy indywidualnej – biurko z regulacją wysokości i ergonomiczne krzesło. Obawialiśmy się przede wszystkim o wentylację – dostarczenie świeżego powietrza było zazwyczaj największym wyzwaniem. Inne (niewybrane do testów) produkty tego typu dostępne na rynku są niedopracowane od strony akustycznej, ergonomicznej i/lub sensorycznej (np. drażniący zapach kleju). To przekłada się na niechęć pracowników do korzystania z nich. Te testowane przez nas okazały się być „wystarczająco dobre” dla użytkowników. Jeśli musimy dokonywać zakupu takich produktów, z pewnością warto zainwestować w wyższą jakość. Matematyka jest bezlitosna:
  • 10 produktów średniej jakości wykorzystywanych na poziomie 30% (2,5 h dziennie) za 25 000 zł za sztukę to koszt 250 000 zł. Aktywnie pracuje tylko 75 000 zł.
  • Jeśli za te same 250 000 zł kupimy 8 produktów dobrej jakości, które będą wykorzystywane na poziomie 75% (6 h dziennie), aktywnie pracuje 187 500 zł kapitału.

• Najważniejszym spostrzeżeniem dotyczącym budek akustycznych jest fakt, że tracą one na jakości przy demontażu i ponownym montażu. Dlatego przy ich rozmieszczaniu warto się kierować możliwościami łatwego przemieszczania elementów, pozwalającymi na unikanie częstego rozmontowywania całości.

• Model hybrydowy (między 30-70% osób pracujących zdalnie z domu) organizacyjnie może być jednym z najtrudniejszych scenariuszy do wdrożenia. Wynika to z danych zebranego przez nas ze świata od firm, które już przed pandemią aktywnie testowały takie środowisko pracy (benchmark). Łatwiejsze organizacyjnie jest utrzymanie pracy zdalnej na wysokim poziomie, przy jednoczesnym zadbaniu o wellbeing i poczucie przynależności, jeśli nie łączy się jej z obecnością w biurze. W modelu hybrydowym kluczowa okazuje się edukacja managerów i liderów, tj. wyposażenie ich w narzędzia do zarządzania w tym specyficznym środowisku.

• W jednej ze stref z dużą ilością zieleni, gdzie można było wynająć biurko, odtwarzaliśmy z głośnika odgłosy ptaków. Okazały się rozpraszaczem, choć miały za zadanie zwiększać komfort i umilać pracę. Wracamy zatem do starego dobrego rozwiązania: oferujemy ludziom lubiane przez nich dźwięk ptaków, ale tylko w toaletach.

• Znacznie więcej energii i uwagi w modelu hybrydowym wymagają też rozwiązania technologiczne. Ten wątek wymaga dokładnego zbadania w przyszłych projektach pilotażowych. Zwłaszcza obecnie technologie wspomagające komunikację, pracę hybrydową, zarządzanie przestrzenią i jej użytkownikami są niezwykle istotne. To temat na osobny projekt w ramach całego przedsięwzięcia.

Co dalej?

Nasza rekomendacja to rozpoczęcie przygotowań do kolejnego projektu pilotażowego w drugim kwartale 2021. Sam test powinien rozpocząć się w trzecim kwartale, natomiast większość danych jakościowych spodziewamy się zebrać pod koniec roku. Z chęcią spotkamy się z przedstawicielami firm i osobami, które eksperymentowały już w temacie projektów pilotażowych modeli hybrydowych środowisk pracy i chciałyby wymienić się spostrzeżeniami. Pomoże nam to w opracowaniu nowej hybrydowej typologii przestrzeni pracy.

Zespół badawczy Workplace

• Paweł Kołodziej, Senior Architect & Project Manager
• Ewa Jędras, Senior Architect & Research Lead
• Ewelina Jezierska, Architect & Research Support

Tekst: Bogusz Parzyszek, Adrianna Kucińska
Ilustracja: Monika Pietrosian