Trendy w projektowaniu biur na 2024!

26.01.2024 / Co ważnego działo się w 2023? Jakie mieliśmy sygnały zmian? Czego organizacje powinny robić więcej projektując swoje środowiska pracy w 2024? Czego robić mniej? Poniżej nasze konkluzje w temacie. Na koniec wytyczne i check lista rzeczy.

Coraz więcej organizacji rozumie, że środowisko pracy zmieniło się na dobre. Uwagę przykłada się do tego, jak biuro może wspierać potrzeby ludzi. Następuje zmiana narracji. Biura powinny być miejscami, do których lubi się przychodzić. Chce się wracać. Odbiera się te miejsca jako atrakcyjne.

W 2023 zrealizowaliśmy w Workplace 19 projektów biur, w tym uczestniczyliśmy w projektowaniu biur dla naszych partnerów w: USA, Niemczech i na bliskim wschodzie. Wydaliśmy raport o projektowaniu inkluzywnym dla osób neuroatypowych. Stworzyliśmy brief budynku przyszłości łącząc potrzeby lokalne i trendy globalne.

Nasz kolektyw pomógł zaprojektować liceum i cały fragment miasta dedykowany edukacji. Otrzymaliśmy dwie nagrody za design. Jedną międzynarodową i jedną krajową. Za co zostaliśmy wyróżnieni?

• za rozwiązania architektoniczne, które redukują zmęczenie
• za rozwiązania ekologiczne
• za designerskie rozwiązania wpływające na odbiór przestrzeni

Co ważne, te wyjątkowe miejsca zostały stworzone taniej o ok 30% (od wersji shell & core).

Skąd przychodzimy i gdzie zmierzamy?

2000-2010 – kolor i open space. Gdy zajmowałem się biurami w tej dekadzie, królowały open space i kolorowe przestrzenie wspólne. Bardzo liczyło się pierwsze wrażenie na recepcji. 🙂

2011-2020 – activity based workplace. Organizacje zaczęły przeznaczać już nawet 50 % przestrzeni na strefy do spotkań i współpracy. Open space miał się nadal dobrze. W Workplace tworzyliśmy biura scenograficzne, biofiliczne, zwinne i pierwsze less waste. To swoją drogą zabawne, że w latach 80 w Polsce wszystko musiało być robione „less waste”, bo nie było materiałów. 😉

2021-2023 – Out Of Office. Masowa praca w domu zbiegła się z gotowością opinii publicznej na zwrócenie uwagi, że każde z nas różni się od siebie. Różnie odbieramy bodźce. Mamy różne preferencje. I w innych sytuacjach oraz miejscach jesteśmy produktywni. Reset covidowy z 2020 dał nam szanse na zmianę.

2023 – neuronauki. Na konferencjach o biurach w 2023 zawitało kilka nowych tematów. Pojawiło się trudne i nowe hasło „neuronauka w architekturze”. Najbardziej popularną osobą, która dzieliła się naukowymi wnioskami była neuronaukowczynia w architekturze i lekarz Natalia Olszewska (CEO Impronta). Mniej widoczna publicznie była projektantka Dominika Zielińska. Dominika miała motywację, aby wdrożyć wytyczne, o których Natalia mówiła. Oczywiście każda miała za sobą wspaniały zespół. Praca tych osób i biuro dla ARUP w Warszawie stało się przykładem na świecie.

Jakie korzyści neuronauki dają biznesowi?

W mainstream’ie designu słyszymy o tym od 3 lat (na świecie). Rok temu temat wypłynął w Polsce. To wiedza o tym, jak człowiek reaguje na architekturę i design. Prosty przykład. Robicie sobie w zespole przerwę od pracy przed komputerem. Jedna osoba idzie na spacer po mieście, a druga po parku. Ta która wróciła z parku popełni mniej błędów i szybciej wykona pracę, bo jej mózg i ciało lepiej się zregenerowały. Neuronauki porządkują czego robić więcej, a czego mniej w projektowaniu.

W przypadku designu biur, celem organizacji jest wsparcie stanu umysłu określane mianem innowacyjna produktywność. Dziś projektanci często projektują w oparciu o intuicję i przekonania. Dużo rozwiązań robionych w ten sposób nie działa, tak jak nam się wydaje. My też popełnialiśmy te błędy. Dobrym przykładem są pięknie wyglądające na zdjęciach czarne sufity i ściany. Dla użytkowników widzących takie przestrzenie codziennie to jednak dość przygnębiający design.

Przyszłość. Hybrydowa kancelaria x cowork?

Jak bym miał podsumować prostymi słowami co sprawi, że pracodawcy zyskają bardziej produktywnego pracownika poprzez design biura i układ funkcjonalny, to zwrócił bym uwagę na dwie rzeczy.

• Układ funkcjonalny – więcej prywatności! Wszystkie badania użytkowników pokazują, że ludzie potrzebują więcej przestrzeni do skupiania się. Kancelarie prawne z dużą ilością małych pokoi są dziś synonimem miejsc, w których taka praca jest możliwa. Jednocześnie funkcja biur jest dziś znacznie bardziej prospołeczna. A synonimem takich miejsc są właśnie coworkingi.
• Design przyszłości. Badania dot. neuroestetyki mówią wprost. Użytkownicy neurotypowi szukają w przestrzeni fascynacji. Neuroatypowi domowej atmosfery. Ważna jest spójność. Miejsce pracy i design powinny wspierać głębokie skupienie, współpracę, regenerację i poczucie przynależności. Design powinien być bliższy naturze tj. miejscu gdzie rozwijał się mózg. Design miejsc pracy powinien być bardziej zróżnicowany i dający wybór. 10 % z nas potrzebuje przestrzeni, która wycisza. Takich osób w branży IT jest nawet 30 %. To uproszczone wytyczne.

Zadbać o pobudzenie poprzez kolory już potrafimy. Takie przestrzenie tworzymy od 2 dekad. Intuicyjnie. Bo taka była moda. Teraz czas na przywrócenie właściwych proporcji.

Biuro jak galeria handlowa

Nikt z nas nie wie, jak dokładnie będzie ewoluować charakter pracy. Jak zatem przygotować się na przyszłość? Odpowiedź jest bardzo blisko nas. W architekturze galerii handlowych. Moda się zmienia. Firmy rearanżują ekspozycję co kwartał. Jest więcej kawiarni i banków w tego typu centrach niż kiedyś. A za chwilę będzie więcej miejsc rozrywki i doświadczeń. Przestrzeń została tak zaprojektowana, aby można było ją na bieżąco taniej przearanżować. Czego galerie handlowe mogą nauczyć twórców biur?

Odpowiedzią jest modułowość! Centra handlowe są przygotowane na szybkie zmiany najemców. 

Modularność się opłaca

W 2017 roku projektowaliśmy kolejne piętra dla zespołów IT (~1 000 osób) dla Nordea Bank w Gdyni. Była to kolejna kategoria biur do pracy zwinnej (tzw. agile/scrum). Dopiero co wyciągnęliśmy wnioski z przestrzeni zaprojektowanych dla Allegro. Zwróciliśmy wtedy uwagę na trzy rzeczy:

• A co jeśli ludzie będą pracować więcej zdalnie?
• Jakiej wielkości zespoły są najbardziej produktywne?
• Co zrobić jeśli zespół rośnie? Odpowiedzią nie jest open space.

To w Gdyni w Nordea Bank powstało również najbardziej zielone biuro na świecie (link) i pierwsze biuro less waste (link). Jeśli to czytacie @Mikołaj Ługowski i @Monika Płocke, dziękuję Wam za to, że gotowi byliście wziąć odpowiedzialność za tak ambitne pomysły.

Jak będzie wyglądała przestrzeń do pracy agile kolejnej generacji? Liczę na to, że projekty dla branży IT, za które się teraz zabieramy pozwolą nam stworzyć kolejne wartościowe moduły do tego typu pracy.

PSPS. Gdy Nordea potrzebowała podnająć przestrzeń w czasie pandemii, jej biura bardzo szybko się wynajęły. Dlaczego? Od strony funkcjonalnej przestrzeń była gotowa na różnego rodzaju charaktery pracy. Design był atrakcyjny. Już podczas projektowania widzieliśmy, że to co dobre dla zespołów IT, będzie dobre dla innych charakterystyk pracy. Dla nas był to jednocześnie dowód, że nie opłaca się projektowanie tylko pod bieżące potrzeby. Lepiej wychylić się w przyszłość i stworzyć rozwiązania gotowe na nią.

Algorytmizacja przestrzeni

Już wtedy widzieliśmy, że odpowiedzią na zmieniające się szybko struktury w organizacji i sposoby pracy, jest modularne podejście do architektury. Wiemy, że nastąpi zmiana. Ale nie wiemy dokładnie jaka i kiedy.

Dziś organizacje, które przymierzają się do przeprowadzek w 2026 roku nie potrafią stwierdzić, czego dokładnie będą potrzebować. Odpowiedzią jest taki projekt architektury i układów funkcjonalnych, który odpowie na potrzeby i różną wielość najemców oraz zespołów. Takie wdrożenia już są i się sprawdzają. Przykładem jest nasz projekt dla firmy z wielkiej 4’ki konsultingowej (zrealizowaliśmy projekt we Wrocławiu i Poznaniu – link …) i przestrzenie coworkingu Chillispaces z modularnymi ścianami. Takie rozwiązania zwracają się już w 3 roku użytkowania.

Można już dziś stworzyć układy funkcjonalne dobre dla firmy IT, banku czy FMCG na kolejne lata. Kluczowe jest zainwestowanie w nieco inne podejście niż to znane z ostatnich 20 lat.

Space plany – nie chłonność, a jakość

Ciągle popularne jest rysowanie tzw. test-fitów (wstępnych space planów) w budynkach, które rozważa klient wynająć. W pierwszej kolejności bada się chłonność tj. ile biurek się zmieści. Takie podejście to strata pieniędzy i czasu! Później tworzone są takie przestrzenie, z dużą ilością biurek „w razie gdyby”. Później bada się, jak wykorzystywana jest przestrzeń i wychodzi, że do biur przychodzi tylko 20 % osób. Czas zmienić KPI!

Lepiej stworzyć biura, które mają zajętość na poziomie 70-80 %, a ludzie wskazują że są w nich produktywni. Odpowiedzią nie jest większa ilość biurek, a bardziej zróżnicowana przestrzeń. Nowy duży budynek może stworzyć gotowce space planów, dla różnych typów organizacji. Sparametryzowane gotowce wychylone w przyszłość i przeszłość. Gdzie jak na suwaku organizacja sama wybiera: funkcjonalność x design = budżet.

Pułapka przyciągania ludzi do biur

Dlaczego nie warto skupiać się przy projektowaniu przestrzeni, na tych co do biur mają przychodzić częściej? Bo to średnio działa. Biura tworzone w latach 2021-23 miały taki właśnie cel. Firmy jednocześnie optymalizowały przestrzeń, bo ta była pustawa. Następnie w briefie mieliśmy więcej przestrzeni do współpracy, socjalizacji i pracy indywidualnej. Ilość mkw potrzebnych do wynajęcia rosła. Trzeba było coś obciąć, bo zarząd dostał już informacje, że optymalizacja jest możliwa. I tak zaczęły powstawać uśrednione ładniejsze biura. Jak to mówią dobre do wszystkiego i do niczego. Są ładniejsze, ale nie ma nadal gdzie popracować w skupieniu.

Podsumowanie

Warto rozważyć odwrócenie priorytetów w briefie. Przy projektowaniu środowisk pracy bardziej wartościowe jest skupienie się na tych, co już przychodzą do biur. Nie zapominając jednocześnie o potrzebach tych, co są rzadziej. Biznes zyska jeśli stworzy mniejsze miejsca pełne życia, a następnie rozbuduje je gdy będzie taka potrzeba. Bliżej natury. Z seamless technologią, która wspiera hybrydową pracę. Najlepiej w okolicy, gdzie spacerem do 15 min są wszystkie potrzebne nam do życia rzeczy. Z dobrym dojazdem zarówno komunikacją miejską, jak i samochodem (w którym często mamy całe „życie”).

Check lista / wytyczne – biura gotowe na dziś i jutro

1. Elastyczność i modularność:

• • Przestrzenie biurowe powinny być łatwe do rekonfiguracji, aby dostosować się do różnych zadań i zmieniających się potrzeb zespołu.
  • Użyj modułowych mebli i ścian, aby umożliwić szybką zmianę układu przestrzeni. Wcześniej przygotuj instalacje pod taki scenariusz.

2. Zrównoważony rozwój i ekologia:

• • Projektuj już zgodnego z zasadami zrównoważonego rozwoju. I tak za chwilę „wymusi” to na nas UE.

3. Integracja z technologią:

• • Wprowadź inteligentne systemy zarządzania budynkami dla optymalizacji zużycia energii i poprawy komfortu.
  • Zapewnij możliwość pracy zdalnej i hybrydowej poprzez zaawansowane systemy telekonferencyjne i cyfrowe narzędzia współpracy.
  • Zadbaj o dobry brief dot. technologii już na etapie design concept lub wcześniej.
  • Rozważ aplikacje lub platformy cyfrowe umożliwiające pracownikom zarządzanie swoim środowiskiem pracy.
  • Rozważ platformy cyfrowe umożliwiające zarządzanie społecznością i przestrzenią.

4. Dobrostan i ergonomia:

• • Skoncentruj się na ergonomii całego środowiska pracy. Nie tylko chodzi o regulowane biurka i fotele, ale też odpowiednie oświetlenie, akustykę, temperaturę i powietrze.
  • Stwórz przestrzenie do regeneracji i relaksu, takie jak ciche pokoje, strefy do medytacji, czy przestrzenie do aktywności fizycznej.

5. Biophilic design:

• • Włącz elementy naturalne do wnętrza, np. rośliny, naturalne światło, wodę.
  • Użyj wzorów i kształtów inspirowanych naturą, aby stworzyć środowisko sprzyjające dobremu samopoczuciu.

6. Przestrzeń społeczna, współpraca i praca indywidualna:

• • Zaprojektuj przestrzenie otwarte sprzyjające interakcji i współpracy, ale także oferujące prywatność, kiedy jest potrzebna. Zadbaj o właściwe proporcje.

7. Dostosowanie do zmieniających się potrzeb:

• • Projektuj z myślą o przyszłości, uwzględniając możliwość szybkich zmian w organizacji pracy.
  • Zastosuj uniwersalne rozwiązania projektowe, które są dostępne i wygodne dla wszystkich użytkowników.

8. Komunikacja i branding:

• • Wykorzystaj design biura do komunikowania wartości i kultury firmy. PS. Identyfikacja wizualna nie powinna być przekładana na design!
  • Stwórz przestrzeń, która odzwierciedla markę i misję firmy, tworząc inspirujące i motywujące środowisko pracy.
  • Wdrażaj proces lub elementy zarządzania zmianą. Ludzie na końcu powinni być przekonani do nowych rozwiązań i z nich korzystać. Inaczej projekt zakończy się tylko częściowym sukcesem.

Pamiętaj, że każdy projekt biura powinien być dostosowany do specyficznych potrzeb i kultury danej organizacji. Przyszłość pracy to nie tylko przestrzeń, ale także sposób, w jaki technologia, ludzie i środowisko współpracują ze sobą. Zacznij od przygotowania briefu i celów biznesowych projektu. Jeśli będzie taka potrzeba, zbadaj charakter pracy i potrzeby pracowników, oraz organizacji, a dalej stwórz strategię przestrzeni pracy.

 

Tekst: Bogusz Parzyszek