Jak zbudować biuro gotowe na „nową normalność”? I RAS I Kraków

17.02.2022 / 4 400 mkw / Nowe biuro Ringier Axel Springer w Krakowie zapewnia bezpieczną i efektywną pracę, zarówno samodzielną, jak i zespołową. Przede wszystkim jednak aktywnie wspiera integrację pracowników w dobie pracy hybrydowej.

Z tego case study dowiesz się:

w jaki sposób odpowiednia strategia budowania przestrzeni pracy wzmacnia wewnętrzną kulturę firmy?
jakie założenia przyjęliśmy, projektując „biuro z wieloma niewiadomymi”?
czym kierowaliśmy się, aranżując przestrzeń dla RAS?

Tu zobaczysz film z otwarcia biura: https://www.youtube.com/watch?v=oNBXbeIE4T0

Ringier Axel Springer Polska jest wiodącą firmą mediową w Polsce, której portfolio obejmuje ponad 20 uznanych marek mediowych takich jak: „Przegląd Sportowy”, Onet – największy portal informacyjny w Polsce, „Fakt” – największy polski dziennik, Business Insider – największy serwis biznesowy, „Newsweek”, „Forbes”, Ofeminin czy Noizz. W ofercie Ringier Axel Springer Polska znajduje się także segment e-commerce: Skąpiec i Opineo oraz portfolio popularnych serwisów cyfrowych m.in.: Gratka i Morizon, No Fluff Jobs, Lendi, Jakdojade.pl czy Sympatia.pl.

Firma ma biura m.in. w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu. Krakowski oddział spółki mieści redakcje online, działy sprzedażowe, dział wsparcia technologicznego oraz działy backoffice’owe.

Krakowski, „zdigitalizowany” oddział RAS jest przyzwyczajony do działania w trybie hybrydowym. Dzięki temu w czasie lockdownu funkcjonował zdalnie bez większych zakłóceń. W połowie 2020 pojawiła się możliwość zakończenia obecnej umowy najmu, co stanowiło świetną okazję do refleksji, czego pracownicy oczekują od biura w czasach „nowej normalności”? Jak stworzyć siedzibę, która będzie zgodna z duchem RAS: bez korporacyjnego zadęcia i otwarta, a jednocześnie wspierająca model hybrydowy i zapewniające bezpieczeństwo dla zdrowia całego zespołu?

Utrzymać ducha firmy w modelu hybrydowym

Decyzja o zmianie biura była w pełni uzasadniona – do pracy hybrydowej firma potrzebowała nowych przestrzeni. Potrzeba było więcej sal konferencyjnych, większych przestrzeni socjalnych, małych salek do pracy w skupieniu oraz budek umożliwiających prowadzenie spotkań online z pracownikami na home office. Firma rozważała możliwość dostosowania starego biura do nowych potrzeb, jednak ostatecznie zdecydowała, że będzie poszukiwać bardziej nowoczesnego i ekologicznego budynku. Przebudowa poprzedniego biura nie wyeliminowałaby zasadniczego mankamentu dotychczasowej siedziby: rozproszenia pracowników aż na sześciu piętrach, co znacznie utrudniało komunikację między działami oraz integrację całego zespołu.

Czasu na przygotowanie nowego biura było niewiele, a poprzeczka postawiona wysoko – projekt musiał zakończyć się w kilka miesięcy, a ostateczny efekt miał być podobny do tego uzyskanego w warszawskiej siedzibie firmy. Zgodnie ze standardami RAS krakowskie biuro miało mieć wyraźnie wydzielone „serce”, czyli strefę gościa wraz ze strefą kawiarnianą. Obie strefy musiały być tak zaprojektowane, aby móc je w razie potrzeby łatwo ze sobą połączyć na wydarzenie firmowe. Strefa gościa, podobnie jak kancelaria i helpdesk, wymagała z kolei bezpiecznego wydzielenia kontrolą dostępu i bezpośredniego połączenia z recepcją na parterze.

Nadrzędnym celem projektu było nie tylko dostosowanie nowego miejsca do potrzeb różnych grup pracowników, ale także utrzymanie kultury organizacyjnej firmy. W RASP pokolenia X i Y zbliżają się do Z pod względem znajomości nowych technologii, ale rozpiętość wieku jest spora: od osób 50+ do świeżo upieczonych absolwentów. Typologia biura musiała być zróżnicowana, aby różne pokolenia pracowników czuły się w nim dobrze i żeby pracowały w takich warunkach, jakie im odpowiadają. Dlatego duży nacisk został położony na różnorodność wykończeń przestrzeni o tych samych funkcjach, tak aby każdy znalazł coś dla siebie.

– Utrzymanie kultury i ducha krakowskiego oddziału, jego swobodnej, nieformalnej atmosfery, w trybie pracy hybrydowej to duże wyzwanie. Zależy nam, żeby ten duch nie zaginął, chcemy, aby nowe biuro było miejscem, w którym ludzie chcą się spotkać, wspólnie rozwiązywać problemy, pracować kreatywnie, ale i pielęgnować relacje międzyludzkie. Chcemy też, aby ci, którzy do nas dołączają, już od pierwszej wizyty w naszym biurze wiedzieli, w jakiej atmosferze się tutaj pracuje – zauważa Edyta Serafin.

– Mamy wizję, jak biuro powinno być zbudowane, jakich przestrzeni potrzebujemy i jakie funkcje mają one spełniać. By przelać naszą wizję na konkretny spaceplan i jak najefektywniej wykorzystać przestrzeń, potrzebni są nam oczywiście architekci – podkreśla szefowa backoffice RAS.

Wyzwanie dla Workplace: przewidzieć nieprzewidywalne

Współpraca Workplace z RAS rozpoczęła się jeszcze w 2017; zespół Workplace zaprojektował dwa warszawskie biura spółki, w tym siedzibę firmy przy ul. Domaniewskiej.

– Porównywaliśmy oferty kilku pracowni, jednak ponownie zdecydowaliśmy się na Workplace. Dotychczasowa współpraca była na tyle satysfakcjonująca, że naturalnie chcieliśmy ją kontynuować – komentuje Edyta Serafin, z RAS. – Cenimy Workplace jako specjalistów w branży, a produkt, który dostarczają, spełnia nasze oczekiwania. Nie ukrywam także, że lepiej i łatwiej nam się pracuje z zespołem, który zna nasze potrzeby i kulturę organizacyjną – zauważa szefowa backoffice RAS.

Prace projektowe z udziałem Workplace rozpoczęto od konsultacji przy wyborze budynku (druga połowa 2020 roku). Ostatecznie wybór padł na V. Offices, zaawansowany technologicznie, ekologiczny budynek biurowy, zlokalizowany zaledwie 1 km od dworca Kraków Główny. Inwestycja została wyróżniona prestiżowym tytułem najbardziej ekologicznego obiektu w Europie Środkowo-Wschodniej przez instytucję certyfikującą BREEAM.

W styczniu 2021 ruszyły prace projektowe zespołu Workplace nad urządzeniem wnętrza krakowskiego oddziału RASP dla 500 pracowników. Spółka zdecydowała się wynająć powierzchnię w układzie horyzontalnym, ponieważ taki koncept sprawdził się już w przypadku siedziby spółki w Warszawie.

Badania Leesman i Workplace* wskazują, że w pandemii najbardziej ucierpiały w firmach: poczucie przynależności do organizacji i wymiana wiedzy. W preferencjach pracowników odnośnie miejsca pracy widać rozdźwięk: ci, którzy mają możliwość wyboru, będą woleli pracować w skupieniu z domu, a do biura będą przychodzić na spotkania lub dla urozmaicenia monotonii.

Wnioski z badania wskazują, że środowisko pracy w przyszłości powinno:

być znacznie bardziej zróżnicowane niż wcześniej (funkcjonalności i wykończenie materiałowe), aby każdy mógł znaleźć dogodne dla siebie miejsce do realizacji zadania
posiadać znacznie więcej miejsc do pracy w skupieniu i do nieformalnych, nieplanowanych spotkań, które budują społeczność
sprawiać, że pracownicy będą w biurze czuć radość, żeby zachęcić ich do częstszego odwiedzania tego miejsca

* marzec-listopad 2020, próba: 144 tys. osób, 103 kraje, w tym w Polska

– By podejść realistycznie do projektu, a jednocześnie nieszablonowo, staraliśmy się nie skupiać na jednym rodzaju pomieszczenia, a na tym, by przestrzeń była jak najbardziej gotowa na zmiany – wyjaśnia Paweł Kołodziej, Project Manager, Senior Architect w Workplace.

Biuro przyszłości: neuroróżnorodne i zrównoważone

Z myślą o dostosowaniu biura do zmieniających się potrzeb pracowników zespół Workplace zaprojektował instalację części powierzchni tak, by była ona gotowa na zmianę funkcji w zależności od potrzeb. Wnętrze zawiera zarówno elementy stałe, jak i mobilne, a infrastruktura umożliwia łatwy montaż i demontaż, nawet w ciągu weekendu. Salkę spotkań można zamienić na pokoje do pracy indywidualnej, a pokoje do pracy połączyć w przestrzeń coworkową. Z kolei ruchome ściany w strefie gościa pozwalają zorganizować bardzo duże spotkanie.

– Nawet jeżeli model hybrydowy się rozpowszechni po zakończeniu pandemii, praca na miejscu w biurze będzie raczej dominować. Mniejsza, bardziej zwinna powierzchnia wymaga większych nakładów, ale pozwala zoptymalizować późniejsze koszty, umożliwiając szybką i niskokosztową zmianę – dodaje Rafał Mikulski, architekt w zespole Workplace.

Ostatecznie przystosowano przestrzeń tak, aby gotowa była zarówno do pracy indywidualnej, jak i zdalnych spotkań: minisalki fokusowe do samodzielnej pracy w skupieniu lub rozmów 1:1 oraz budki dźwiękoszczelne, gdzie można pracować na stojąco i siedząco. Z kolei specjalnie przystosowany do nagrań pokój podcastowy umożliwia profesjonalne nagrywanie wywiadów online czy prowadzenie prezentacji dla klientów.

Druga grupa pomieszczeń wspierających to obszerne przestrzenie socjalne, o nieformalnym charakterze, które mogą pełnić rolę coworku. W projekcie przewidziano również miejsca, które zachęcają do przyjścia do biura nie tylko do pracy: game room czy sala do ćwiczeń.

– Nowoczesne biuro robi krok w stronę pracownika: staje się bardziej jak dom. Oferuje więcej przestrzeni miękkich i przytulnych, przypominających wnętrza kawiarni, by ułatwić budowanie relacji w zespole. Jest to tym ważniejsze, jeśli wcześniej pracownicy byli przypisani do biurek na różnych piętrach – wyjaśnia Rafał Mikulski, architekt w zespole Workplace.

Estetyka biura w Krakowie miała nawiązywać do koncepcji warszawskiej, jednak nie powielać istniejących rozwiązań. Zespół Workplace odniósł się bezpośrednio do wartości RAS, starając się stworzyć przestrzeń, w której każdy pracownik znajdzie coś dla siebie i będzie czuć się częścią rodziny (koncepcja people company – community building).

– W krakowskim biurze kontynuujemy industrialny, technologiczny charakter wystroju, ale powracamy do cieplejszych kolorów. W tym biurze nie ma aż tak mocnego wątku narracyjnego jak we wcześniejszych realizacjach. RAS jest klientem otwartym na zastosowanie najnowszego know-how w dziedzinie designu, więc w trakcie projektowania uszczegółowialiśmy koncept w oparciu o najlepsze praktyki oparte na własnym doświadczeniu, jak i na najnowszych badaniach i trendach w projektowaniu przestrzeni biurowych, w tym nad neuroróżnorodnością – tłumaczy architekt Michał Pyka, członek zespołu projektowego Workplace.

W efekcie krakowska propozycja Workplace dla RAS stanowi hybrydowe połączenie ciepłego, industrialnego wystroju pierwszego warszawskiego biura (Brooklyn) oraz bardziej “technologicznego”, monochromatycznego wystroju centrali (digital Brooklyn). Poszczególne pomieszczenia w Krakowie mają estetykę dostosowaną nie tylko do przeznaczenia, jakiemu mają służyć, ale i do potrzeb pracowników, które się zmieniają. Niektóre sale spotkań są pobudzające, a niektóre mają neutralny, bardziej klasyczny wystrój. Z kolei strefy interakcji są bardziej kolorowe, wyszukane stylistycznie, a strefy pracy w skupieniu – bardziej stonowane.

Ważnym elementem w koncepcji projektowej było podejście zrównoważone, skoncentrowane na oszczędzaniu zasobów i wykorzystaniu rozwiązań przyjaznych dla środowiska. Część zastosowanych sufitów wykonano z wełny drzewnej, a większość wykładzin ma podkład niebitumiczny. Również większość paneli akustycznych z poprzedniego biura została wykorzystana na sufitach w salach spotkań i na korytarzach, a dotychczasowe biurka i krzesła trafiły na nowe miejsca w salkach, zgodnie z polityką „zero waste”.

– Dzięki temu, że się znamy, mogliśmy szybciej wymieniać się informacjami na temat oczekiwań i możliwości niż z nowym partnerem biznesowym. Mniejsze było też prawdopodobieństwo, że wypracowane pomysły zostaną odrzucone, przez co faza projektowa przebiegła znacznie sprawniej – podsumowuje Edyta Serafin.

Rozwiązanie: biuro zwinne i oddające ducha marki

Mimo utrudnień i opóźnień wywołanych pandemią udało się zrealizować w Krakowie nowoczesne biuro modułowe, dostosowane do pracy w trybie hybrydowym. Wszystkie zespoły pracują na jednym piętrze, co sprzyja budowaniu społeczności i poczucia przynależności. Odpowiednio zaaranżowana przestrzeń wspiera integrację, a minisalki i budki zapewniają większą prywatność niż w starym biurze.

– Największa korzyść z przeprowadzki płynie z tego, że po tylu latach jesteśmy wszyscy razem na jednym piętrze. Już widać, jak procentuje udostępnienie dwóch dużych kuchni i jadalni: spotykamy się w sposób naturalny, bez pretekstu, i możemy ze sobą porozmawiać, a nie tylko „zrobić swoje” i wyjść do domu. Z doświadczenia wiemy, że taki sposób załatwiania spraw i budowania relacji najbardziej rozwija firmę – zauważa Edyta Serafin.

Zgodnie z założeniem biuro w Krakowie jest kolejną iteracją wychodzącą od konceptu wnętrz RAS w Warszawie, oddającą ducha marki. Biuro krakowskie zachowuje nowoczesny charakter, jednak nie jest tak monochromatyczne jak poprzednie realizacje. Klimat industrialny został odświeżony i ocieplony, żeby lepiej dopasować się do wizerunku nowoczesnej marki mediowej. Na ścianach pojawiły się graffiti, a budki mają intensywne kolory.

– Styl krakowskiej siedziby jest przedłużeniem stylu warszawskiego, ale nie jego kopią. Dochodzą mnie słuchy, że niektórym ta ostatnia propozycja podoba się bardziej niż poprzednie – zauważa Edyta Serafin. – RAS bardzo mocny dba o komfort swoich pracowników, więc jest partnerem, z którym można wdrożyć najnowocześniejsze rozwiązania, badać ich skuteczność i dostosowywać się do zmian – podsumowuje Paweł Kołodziej, Project Manager, Senior Architect w Workplace.

Biuro RAS Kraków w liczbach:

Metraż: 4330 mkw.
Liczba pięter: 1
Liczba pracowników: ~500
Charakter pracy: media, procesy backoffice, wsparcie IT
Lokalizacja: V. Offices, Kraków
Czas realizacji: 8 miesięcy

Zespół projektowy:

- Bogusz Parzyszek, CEO | Founder
- Dominika Zielińska, Head of Architecture | Managing Partner
- Paweł Kołodziej, Project Manager, Senior Architect
- Michał Pyka, Architect
- Rafał Mikulski, Architect
- Maciej Kolak, Architect
- Paweł Deroń, Wizualizacje

Tekst: Grażyna Zawada, Marta Smyrska

Fotografie: Adam Grzesik

‹ Previous Back Next ›